Гибкий офис – современное и выгодное решение

Концепция формата офиса

Flex-формат чаще всего можно встретить в бизнес-центре А-класса. Он продуманно объединяет достоинства сервисных центров и обычных офисов. По умолчанию в нем есть вся необходимая оргтехника и функциональная мебель. Гибкий офис предполагает наличие отлаженной системы клининговых услуг и IT-поддержку.

В оплату также входит:

• организация работы ресепшена;
• ограниченный доступ внутрь;
• наличие wi-fi (это основное требование, которое предъявляет арендатор);
• расходники для принтеров, копировальной техники;
• полная комплектация канцелярскими принадлежностями.

То есть, Flex-офис — это рабочее пространство с подготовленной инфраструктурой.

Принцип администрирования — динамика. Все меняется вслед за новыми профессиональными задачами.

Само территориальное деление подчинено идее сиюминутной актуальности. Оно организуется так, как того требует ситуация.

Кроме того, формат определяется как гибкий из-за возможности менять условия аренды. Срок может быть минимальным — от одного месяца, а сама площадь сокращается или увеличивается. Ведь никто не хочет платить за простаивающие столы и пустующие комнаты.

Форматы гибких офисов

К новым веяниям арендного рынка прислушиваются многие руководители. В сложной экономической ситуации приходится искать нужный вариант методом проб и ошибок.

Зональное деление

Это самый распространенный формат. Помещение делится на функциональные участки. По сравнению с коворкингом в гибком офисе арендуется не одно рабочее место, а изолированный блок. В зависимости от производственной ситуации планировка меняется. Ее адаптируют под конкретную задачу.

Сотрудник самостоятельно определяет, в какой зоне он будет трудиться. Если выполнение обязанностей требует сосредоточенности, работник уходит в изолированную комнату. Когда же запланирована работа в группе, то рациональнее расположиться за объемным проектным столом.

В конце смены документация убирается в нужные папки. На следующий рабочий день все повторяется (если задача не решена), или же совершается рокировка. То есть, место за тем или иным столом не является самоцелью. Оно всего лишь служит инструментом.

Coworking

Коворкинг-пространство в инфраструктуре здания представляет собою одну область, в которой собираются для работы. Причем иногда это люди из разных компаний. В таком помещении также есть Wi-Fi и весь офисный набор техники. Оно подготовлено в полном соответствии с требованиями, предъявляемыми к оснащению рабочих мест.

Отличительная черта современного Coworking — приватный зал (пусть небольшой) для общения и отдыха. Арендодатели стараются предоставить максимум удобств клиентам — напитки, закуски, организованные кофе-брейки. Устоялось мнение, что работа в таких точках идет слаженно и без эмоциональных перегрузок.

Hot desking

«Горячий» стол — относительно новый формат. Он по-своему интересен и адресован именно команде единомышленников.

Hot desking означает, что все внутреннее пространство и есть один большой стол. Иногда он имеет изогнутую форму, что дает возможность сослуживцам видеть лица друг друга и, соответственно, сделать работу более живой.

Но немало сторонников и линейного расположения стола. Такой способ дает хотя бы относительную иллюзию приватности. Перед человеком — только компьютер.

Частные гибкие офисы

Владельцы бизнес-центров часто предлагают полностью меблированную приватную комнату с дизайнерским ремонтом. Оснащение в ней выполняется по высшим стандартам.

Частные комнаты подойдут для ведения переговоров с особенно важными клиентами. Индивидуальное пространство с современной отделкой может использоваться также в любых корпоративных целях. Например, его задействуют под апартаменты для руководящего звена.

Конференц-зал

По требованию может быть забронированным не весь блок. На нужное время в рамках соответствующих договоренностей снимается только зал для проведения экстренного или итогового совещания.

Конференц-зал оборудуется всей нужной аппаратурой — аудио- и видеотехникой. Это нужно для качественного проведения презентаций и т. д.

Все эти рабочие пространства предлагаются для снятия на обоюдовыгодных условиях.

Как можно изменить пространство

Классический офис легко видоизменяется. Для этого необходима современная облегченная мебель, позволяющая быстро осуществить трансформацию. Желательно также иметь мобильные перегородки для быстрого решения вопроса приватности или визуального выделения особо важных зон.

Основное требование к интерьеру flex-пространства — функциональность и удобство.

Любой из гибких форматов предполагает открытую планировку. В нее проще всего привносить изменения.

Варианты организации рабочих мест:

• Shared desk. Свободных столов должно быть несколько, чтобы по мере необходимости их занимали сотрудники. Зону Shared desk можно обозначить высокими зелеными растениями. Их достаточно буквально одного-двух, свою роль они сыграют.
• Hot desk. Горячий стол, который предназначен для бронирования, стоит отдельно — у окна или в торце здания. Бронь может быть вызвана разными причинами, но у каждого члена коллектива должна быть уверенность — Hot desk имеет место. Надо только заранее согласовывать с руководством бронирование во избежание накладок.
• Focus room. Для особо сложной или важной работы выделяется комната для одного работника. Повышенную сосредоточенность можно также обеспечить перегородками, если оградить с двух сторон пространство у стены.
• Зона тишины. Ее устраивают в самом дальнем уголке. Все знают, что в этом месте нельзя громко разговаривать и звонить, и принимать звонки. Уместно для этого использовать таблички.
• Место для техники. Ее нельзя разбрасывать по всему помещению. Рационально собрать факс, принтер и т. д. в одной точке.
• Phone boot. Удобно выделить специальный уголок для переговоров по телефону. Это избавит других сотрудников от лишних подробностей и дополнительного шума.
• Stand-up meeting. Комната для быстрых переговоров делает рабочий день мобильным. Группа сотрудников просто удалится в отведенное для важных бесед место. В нем может не быть сидячих мест, поскольку главная задача — быстро обсудить что-то конкретное, не мешая другим.

Наконец, наличие «курилки» и уютной зоны отдыха зависит от бюджета компании. Но если такие местечки предусмотрены на стадии заключения договора, то руководителю будет проще добиться сплочения команды.

Для какого вида бизнеса подойдет формат?

Flex устраивает современных, лишенных консерватизма руководителей.

Он подходит фирмам:

• не готовым к долгосрочным арендным отношениям;
• намеревающимся выполнить релокацию без инвестиций в отделку и оснащение;
• ищущим офис в деловых районах, чтобы вся городская инфраструктура была под рукой;
• ведущим проектную или рекламную кампанию с постоянно меняющимися профессиональными задачами и нестабильным числом сотрудников;
• переходящим на удаленную работу.

Flex — идеальное решение для IT-компаний, в которых основная часть работы выполняется за пределами головного офиса.

Экономическая выгода

Интересно, что впервые о подобном способе устройства рабочих зон мир услышал более 10 лет назад — из Нидерландов. Возможно, он не получил бы такого большого распространения. Но пандемия внесла свои коррективы во все сферы социальной жизни.

Уже сейчас, согласно данным американской компании CBRE Group, занимающейся коммерческой недвижимостью, доля этого сегмента в Амстердаме составляет 5,2%, а в Шанхае — 6%.

Чем же так привлекательно это предложение?

Факторы выгоды:

• экономия до 50% офисного пространства;
• отсутствие затрат на его содержание;
• возможность введения удаленной работы и гибкость графика повышают производительность труда;
• сокращение расходов на оплату больничных, поскольку в таких условиях люди болеют меньше.

В РФ этот формат используют такие известные игроки рынка, как компания «МТС» и «Яндекс. Маркет», банки «Открытие» и «Тинькофф». Наконец, с 2011 года по принципу «гибкого офиса» в Москве успешно работает корпорация Philips.

Преимущества формата

В комфортной среде персонал работает с большей отдачей и показывает лучшие результаты. Тем самым увеличивается доходность и стабильность компании.

Очевидные плюсы:

• Минимизация бесполезных совещаний.
• Снижение отвлекающих факторов.
• Большая сосредоточенность на работе.
• Устранение бесполезных хождений по зданию.
• Ориентированность на интересы компании.

Главное же преимущество — повышение значимости результата работы. Ценится вложение собственного труда и отдача, а не факт присутствия и не количество проведенных в офисе часов.

Общая ориентированность на сотрудников

Постоянная привязка к конкретному рабочему столу лишает людей инициативы. В условиях гибкого офиса люди чувствуют себя более раскованно, что способствует освобождению творческой энергии.

Немаловажен психологический фактор. В благоприятном эмоциональном фоне повышается мотивация персонала, формируется командный дух. В конечном итоге это сказывается и на производственных, и на имиджевых показателях.

Рынок недвижимости меняется каждый день. Хорошая новость поступила для руководителей компаний. В 2021 году аренда гибкого офиса в Москве стала более доступной.

Арендаторам предлагаются достойные и недорогие варианты в бизнес-центре СДМ.

Преимущества предложений собственника:

• близость метро (5 минут ходьбы);
• наличие парковки;
• удобство расположения;
• развитая инфраструктура рядом;
• работа спортивного центра СДМ-Фитнес;
• отделение банка;
• конференц-зал;
• уютная столовая.

Все офисы имеют качественную отделку в современном стиле.