Как организовать переезд офиса

Приевшееся сравнение переезда с пожаром уже не особенно объективно. Современные методы упаковки и услуги профессиональных перевозчиков позволяют оперативно решить проблему без особых хлопот и убытков. При этом офисный переезд по сравнению с домашним справедливо считается более сложным. Если компания меняет локацию, руководство должно сохранить не только материальные ценности, но и клиентскую базу. А для этого понадобится согласованность всех действий всех служб.

Почему важен стратегический подход?

Перемещение архива, мебели и оргтехники не должно быть спонтанным. Минимизировать негативные последствия транспортировки можно благодаря тщательной предварительной подготовке. В этом случае удастся избежать финансовых потерь и путаницы с бумагами.

А процесс, пущенный на самотек, чреват излишними временными затратами. То есть, даже на хорошо оборудованном новом месте сотрудникам понадобится много дней для адаптации и включения в профессиональные задачи.

План хорошо организованного переезда предполагает соблюдение нескольких этапов:

• Рациональное распределение обязанностей. Например, отдел кадров занимается архивацией и упаковкой документов. Программисты должны обеспечить безопасную перевозку оборудования. Секретариат отвечает за инвентаризацию нужных предметов и канцелярии. Наконец, сотрудники делятся на группы, каждая из которых выполняет демонтаж мебели.
• Знакомство с новым офисом. Исходное число рабочих зон можно устроить только в том случае, если площади нового и старого помещения примерно равны. Предварительный обзор позволит определить точки расположения техники и столов. На этом шаге также проверяются коммуникации и наличие качественной сетевой связи.
• Оценка общей массы и объема перевозимых материальных ценностей. Это необходимо для правильного подбора транспортного средства — малотоннажника или специализированного грузовика.
• Подготовка упаковочных материалов. Коробки и мешки закупаются с учетом того, что сотрудники хранят в офисе много личных вещей. Их также пакуют и забирают с собой.
• Демонтаж мебели и оборудования.
• Наполнение упаковочной тары. Каждую коробку подписывают.

Рационально составлять план заранее. По мере необходимости в него вносятся корректировки и дополнения.

Как правильно выполнить упаковку

Базовая задача руководства — обеспечение сохранности вещей и оборудования.

Риск порчи можно минимизировать, заранее подготовив:

• Картонную тару. Вам понадобятся обычные и усиленные картонные коробки. В трехслойные удобно складывать канцелярию, бумаги и личные вещи сотрудников. Пятислойные короба предназначены для массивных предметов и офисной техники.
• Гофрокартон. Листы можно установить внутри вертикально, образуя ячейки. Плотные перегородки внесут упорядоченность при складывании офисных принадлежностей в короба. Вы не будете сваливать их в кучу, а распределите системно. Особенно удобно использовать «гофру» при укладке хрупких предметов.
• Воздушно-пузырчатая пленка. Прослойка из пузырьков воздуха предохраняет от ударов. Ею можно оборачивать технику, стекла, зеркала и посуду в несколько слоев.
• Бечева из полипропилена. В офисе мало текстиля, но он все же есть. Стопки вещей удобно перевязывать перед укладкой в тару. Бечевкой же перетягивают полки, уложенные в стопки, или офисные стулья, соединенные попарно.
• Плотная упаковочная бумага. Некоторые канцелярские принадлежности так малы, что для них трудно подобрать отдельный короб. Приходится заворачивать их в бумагу и перевязывать бечевкой.
• Скотч для фиксации коробок. Крышки заполненной тары соединяются клейкой полосой. Для прочности можно проклеить также углы.
• Диспенсер для скотча. При организации домашнего переезда тары надо не очень много. Но переезд офиса требует огромное количество коробок. Ускорить процесс подготовки поможет устройство для мгновенного отрезания ленты нужной длины.
• Маркер. Каждая упаковочная единица маркируется. На коробах необходимо приклеить справку с перечнем содержимого. Это позволит быстро распаковать все на новом месте и оперативно влиться в рабочий процесс.
• Защитный профиль. Демонтированные части офисной мебели укладываются в стопки и оборачиваются картоном. Для защиты их торцевых частей понадобится пластиковый или металлический профиль.
• Защитная полиэтиленовая пленка. Офисному архиву нужна дополнительная защита. Если погрузо-разгрузочные работы проходят в дождливую погоду, архив будет защищен от намокания.

Особого внимания требует оргтехника. Просто отключить ее от питания будет недостаточно. Как правило, требуется отсоединение съемных деталей. Хрупкие составляющие и провода рекомендуется складывать отдельно. Их крепят скотчем к более крупным предметам. При этом для грузчиков необходима особая отметка: «Хрупкое!» или «Не бросать!»

Сотрудники офиса с удовольствием ухаживают за цветами и оконной зеленью. Для них готовится открытая тара. Помещенные внутрь растения сверху можно накрыть в один слой полиэтиленовой пленкой.

Советы по переезду офиса

Если все работы выполняются по намеченному плану, транспортировка проходит быстро и слаженно. Но достаточно часто возникают проблемы с реквизитами. Казалось бы, администрация предусмотрела все: обязанности распределены, упаковочных материалов закуплено в достаточном количестве. Но на новом месте сразу же возникает проблема — потеря клиентуры.

Поэтому параллельно с упаковочными работами следует оповещать клиентов, поставщиков и смежных партнеров о смене физического адреса. Кроме того, необходимо будет изменить все реквизиты в регистрационных органах, социальных медиа и виртуальных картах.

Такая предусмотрительность не только сохранит клиентскую аудиторию, но и избавит от лишних объяснений с налоговой службой и надзорными органами.

На основе опыта компаний, благополучно переживших переезд, составлены полезные рекомендации:

1. Решение всех организационных вопросов упростит создание координационного центра. Через него будут решаться все вопросы с администрацией, перевозчиком, грузчиками и т. д.
2. Вся информация должна отражаться на официальном сайте компании. Самый простой способ — открыть специальную страницу с обратной связью. Ответственные сотрудники будут выкладывать этапы работ по переезду, информировать персонал о текущем положении дел, отвечать на вопросы. Это позволит держать в курсе и сотрудников, и потенциальных клиентов.
3. Архив необходимо сортировать! Самая большая путаница при переезде возникает именно с бумагами.
4. Самые важные сведения лучше не брать с собой, а поместить в забронированную банковскую ячейку.
5. Для маркировки картонных коробок удобно использовать разноцветные стикеры с клеевой стороной.
6. Компьютерную базу данных можно продублировать. Резервная информация — это ваша гарантия сохранности профильных сведений.

Наконец, не стоит рассматривать персонал компании как бесплатных грузчиков. Дополнительное материальное поощрение за сверхурочную работу повысит лояльность коллектива.

Самостоятельная организация переезда

Главный недостаток отказа от помощи профессионалов — переплата.

Желая сэкономить, руководство ввергает компанию во множество непредвиденных расходов:

• Из-за неправильно подобранной упаковки часто происходят разнообразные повреждения и мебели, и техники. В результате придется заниматься их ремонтом впоследствии.
• Недостаточное количество коробок означает некачественную упаковку в целом. В попытках уместить все вам придется заталкивать вещи, сминая и портя их.
• Неграмотная оценка объема и массы грузов приведет к выбору неподходящего автомобиля. Малогабаритному пикапу придется несколько раз пройти по маршруту, а это — неизбежные дополнительные траты. Если же грузовик слишком большой, то и аренда его будет стоить дороже. Перегонка полупустого многотоннажника — крайне нерациональное использование транспортного средства.

Наконец, при самостоятельном переезде вам придется нанимать мастера по сборке мебели. Его работа также подлежит оплате.

Преимущества переезда с помощью компании-перевозчика

В настоящее время популярна услуга «переезд под ключ». В нее входит весь комплекс работ, связанных с транспортировкой офисного имущества, начиная от демонтажа мебели и заканчивая подключением техники на новом месте.

Преимущества услуги:

• Правильно подобранная упаковка. На предварительном выезде специалист для оценки общего объема работ самостоятельно определит, сколько и каких материалов понадобится.
• Профессиональная разборка и упаковка мебели в кабинетах. Все съемные детали будут упакованы отдельно, фурнитура собрана в компактные боксы. Хрупкие и стеклянные элементы обернут специальной пленкой.
• Грамотная работа с техникой (отключение и упаковка).
• Спуск с этажей габаритных упаковок с использованием специальных приемов и оборудования.
• Эргономичное распределение коробок внутри транспортного средства с обеспечением их неподвижности. Фиксация к бортам грузового отсека осуществляется ремнями и специальными крепежами.
• Правильный подбор транспортного средства.
• Выстраивание оптимального маршрута с учетом загруженности автомагистралей на время переезда. Подъем на нужный этаж и распаковка коробок силами грузчиков.
• Наличие договора. Подрядчик обязуется компенсировать убытки, если на маршруте возникнет непредвиденная ситуация, повлекшая повреждение или потерю материальных ценностей.

Единственным недостатком услуги «офисный переезд под ключ» является необходимость оплачивать работу сотрудников компании-перевозчика. Однако это разумная и логически обоснованная сумма. Часто самостоятельный переезд обходится руководству слишком дорого.

Таким образом, благодаря профессиональной помощи транспортировка имущества проходит в комфортном режиме. Руководство может объявить день переезда нерабочим, поскольку персонал не задействуется в этом трудоемком процессе. В течение всего времени сотрудники будут находиться в предвкушении приятной новизны.