Как организовать переезд офиса
Перспективы расположиться в более респектабельном офисе обрадуют персонал любой компании. Но чтобы просторные новые кабинеты стали «своими», надо проделать большую работу. При хорошем администрировании транспортировка материальных ценностей пройдет быстро и без потерь. Рационально организованный переезд поможет избежать простоя.
Что требуется предварительно?
Подготовка начинается с подбора подходящего помещения. Собственно переезд всегда происходит после того, как руководство определилось с физическим адресом, выяснило условия аренды и выкупа помещения или здания целиком.
Получив представление о площади нового офиса, надо решить — все ли забирать с собой? Возможно, от старого «мягкого уголка» в приемной придется отказаться. Но оргтехника будет нужна вся (еще и докупить что-то придется).
На этом этапе решается необходимость привлечения перевозчика. Это принципиальный вопрос. Отказываясь от услуг сторонней компании, надо быть готовыми к невероятно трудоемкому процессу. Самостоятельный демонтаж, упаковка и погрузка может оказаться не по силам. Ваш переезд обернется множеством хозяйственно-бытовых проблем.
Транспортная компания оптимизирует процесс, но и здесь есть свои нюансы. На стадии заключения договора с нею надо убедиться, предоставляет ли она услуги разборки и упаковки или только перевозит грузы. Пренебрежение этим пунктом может обернуться затягиванием переезда. Ведь демонтаж требует профессионального инструментария и определенного опыта.
Как правильно организовать переезд офиса — составляем план действий
Стратегический подход к проблеме означает составление плана. Придерживаясь его, можно уложиться в минимальные сроки и приступить к работе в новых условиях уже через сутки.
Инструкция от тех, кто уже прошел это путь, включает следующие шаги:
- Тотальная маркировка. Помечается буквально все материальные ценности. Причем цветные стикеры можно использовать, если на них можно писать. Обычные клейкие листочки не подойдут. Нужны будут компактные таблички: «Шкаф №1», «Стол №3», «Компьютер №5» и т. д. Именно в такой последовательности грузчики будут выносить вещи и заносить их на новом месте.
- Схема размещения. Зная метраж новых помещений, легко сделать наброски — что куда поставить. Маркировка поможет воплотить схему. На доработку останутся незначительные штрихи.
- Разделение по блокам: техника, мебель, оконные цветы и т. д. Даже если транспортная компания выделит людей для демонтажа и упаковки, все пойдет быстрее, если вы заранее снесете в определенные зоны вещи (уже промаркированные!). На своих местах могут остаться только громоздкие мебельные модули.
- Упаковка канцелярии и документации. Редкий руководитель доверит работу с архивом или с бухгалтерией посторонним. Грузчикам надо предъявить для погрузки уже готовую и запечатанную скотчем коробку с важными бумагами.
- Уборка. По завершении вы должны оставить после себя чистое пространство. Лучше всего с этим справится клининговая компания. Договор с нею заключается заранее.
Если в новом офисе действует система пропусков, то их заказывают заранее для всего персонала. Возможно, они понадобятся также и для грузчиков.
Основные сложности
Труднее всего преодолеть атмосферу стихийного хаоса, в которой теряется все и сразу. Рассеянные сотрудники задают вопросы друг другу и не находят ни на один из них ответа. Чтобы избежать неразберихи, администрация должна еще до переезда назначить ответственных и в старом, и в новом офисе для контроля над погрузкой и выгрузкой.
Именно к этим сотрудникам будут обращаться со всеми организационными вопросами. С ними будут контактировать и коллеги, и завхоз, и представитель компании перевозчика. Разумеется, это должны быть энергичные люди с хозяйственной хваткой и хорошими организаторскими способностями. Они будут подсказывать грузчикам, с какими коробками надо обращаться особенно бережно во время погрузки.
Чтобы грамотно организовать переезд офиса правильно, рекомендуется придерживаться советов специалистов:
- Распределить персонал по задачам. Люди должны знать, за что они отвечают: за демонтаж мебели или перевозку офисного озеленения.
- Особое внимание уделить корпоративной документации. Ценные бумаги должны быть упакованы по тематическим коробкам. Недопустимо складывать в один бокс личные дела сотрудников, производственный архив и рабочие планы-графики. Отсутствие системы в этом вопросе приведет к полной неразберихе впоследствии.
- В это горячее для компании время будет полезна «комната находок». Как правило, при переезде обнаруживаются чьи-то давние пропажи. Лучше сносить в одно место для «опознания».
- Нелишним будет запастись большим количеством упаковочной пленки и скотчем. Компания-перевозчик обычно приносит все с собой. Но возможно, кто-то захочет перевезти памятные или знаковые вещи самостоятельно. Это могут быть книги, картины, подаренные к юбилею настенные часы или настольная лампа.
Наконец, большие неприятности могут доставить старые долги. Освобождая офис, убедитесь, что у вас не осталось долгов по арендной плате или коммунальным услугам. Они все равно найдут вас в новом месте. Стоит ли портить себе репутацию?
Выбор нового офиса
Бизнес-центр «СДМ» предлагает ознакомиться с коллекцией офисных помещений. Каждое из них готово к эксплуатации. Вас ждут комфортабельные кабинеты с современной отделкой. Ваши сотрудники будут работать в окружении развитой инфраструктуры.
Преимущество обращения в «СДМ»:
- Низкие цены. Наши клиенты не переплачивают посредником. Им предлагается аренда непосредственно от собственника.
- Транспортная доступность. Ближайшая станция метро находится в 5 минутах ходьбы.
- На территории центра имеются фитнес-клуб, конференц-зал, филиал СДМ-банка, столовая.
- Наличие собственной парковки.
Зайдите на наш официальный сайт, чтобы выбрать подходящее предложение. В аренду сдаются помещения от 70 до 110 кв. метров.