Как повысить эффективность работы⁠⁠ офиса

Еще совсем недавно весь документооборот в компании обрабатывался вручную. Всего несколько десятков лет назад крупные корпорации и маленькие компании перешли на глобальную цифровизацию. Использование компьютерных технологий — один из способов повышения производительности труда в офисе. Однако возможности искусственного интеллекта не отменяют ежечасную работу руководства над оптимизацией рутинных операций. Цель любой администрации — увеличить работоспособность служащих при минимальных затратах.

Значение командной работы

Об эффективности можно говорить только в том случае, если в офис приходит команда единомышленников. Когда все сотрудники сфокусированы на одних целях, они меньше отвлекаются на личные вопросы. Если же случается непредвиденное у кого-либо из коллектива, его задачи быстро подхватываются другими.

Принцип командной работы заключается в хорошем понимании своих функций и в их взаимозаменяемости. При слаженном рабочем процессе люди владеют не только локальной информацией. Они в курсе тех проблем, которыми заняты другие.

Как правило, такой подход обговаривается заранее. На стадии заключения договора человеку предлагаются вопросы:

• Готовы ли вы подменить коллегу, у которого заболел ребенок?
• Доверите ли вы свои функции другим?
• Не будете ли вы считать чрезмерным ознакомление с кругом компетенций вашего партнера?

Кроме того, при командном подходе базовая информация не засекречивается. Она должна быть доступна для коллег. В этом случае рабочие процессы становятся прозрачными и комфортными. Коммуникации в офисе проходят легко, поскольку у каждого есть уверенность в завершении своего проекта.

В то же время работать в команде, значит, чувствовать повышенную ответственность за общее дело. Готовность и умение вникнуть в незавершенную задачу товарища ценится очень высоко.

Такой принцип похож на конвейер. Ведь в нем главное — скоординированность действий всех участников процесса.

Легко ли добиться этого? Нет. Слаженность и согласие стоят определенных усилий. Задача руководства — постоянно подчеркивать преимущество принципа командной работы и практически поощрять коллектив за достигнутые результаты.

Полезна ли рефлексия для эффективности офисной работы?

Анализ ситуативного поведения коллег важен так же, как самоанализ.

Саморефлексия способствует глубинному пониманию происходящего в офисе. Отдавая себе отчет в собственных успехах или неуспехах, сотрудник сможет объективно оценивать свой вклад в общее дело.

Однако едва ли уместно призывать работников к утомительному разбору своих эмоций и поведения. Еще большей ошибкой является публичная выволочка. Достаточно подготовить карточку с перечнем злободневных вопросов и предложить коллеге после форс-мажора, возникшего по его вине, «порефлексировать». В таком подходе есть легкий налет иронии и необязательности. Однако он очень эффективен и успешно заменяет долгие часы «проработки».

Для эффективного самоанализа подходят следующие вопросы:

• Что негативного для всех и для меня лично содержится в последнем событии?
• Кто, кроме меня, вовлечен во внештатную ситуацию?
• Как она отзовется на общих показателях?
• Как глубоко я подвел своих товарищей?
• Были ли в моем поведении факторы, предвещающие произошедшее?
• Все ли я сделал, чтобы негативного события не произошло?
• Что я могу предложить для выхода из проблемной ситуации?
• Что должен сделать я лично, чтобы она не повторялась в будущем?

Итоги саморефлексии могут быть неожиданными. Но в любом случае человек будет благодарен руководителю за деликатность. Негласное обсуждение невольного «косяка» — это проявление товарищества.

Самоанализ — действенный способ повышения лояльности персонала. Он увеличивает доверие на линии руководитель-подчиненный.

С другой стороны, погружаясь в глубинные причины инцидента, человек может открыть руководству глаза на скрытые процессы. Это похоже на игру, но в ней четко прослеживается ориентированность на самодисциплину и ответственность.

Тревожные сигналы

Мотивация коллектива во многом зависит от позиции руководства. Невнятное администрирование и безразличие к проблемам персонала часто влечет уменьшение многих показателей.

Снижение продуктивности происходит не сразу. Сначала в коллективе накапливается некая усталость и отстраненность. Люди перестают ощущать себя частью единого целого.

Необходимость глобальных административных инициатив возникает, если имеются следующие сигналы:

• Наличие незакрытых вакансий, без которых вполне можно обойтись.
• Холодная атмосфера на совещаниях. Некоторые люди иногда с трудом узнают друг друга, а иных сотрудников сам руководитель не знает.
• Наличие должностей и подразделений, в важности которых руководитель сомневается.
• Отсутствие в бюджете статьи на потребности персонала.
• Привычка многих сотрудников часто уходить на длительные перекуры.
• Постоянная очередь у кофейного автомата.
• Непрекращающееся хаотичное движение в рекреациях. Работники бессистемно куда-то уходят и приходят, лифт движется без перерыва вверх-вниз.
• Несогласованные рабочие перерывы. Кто-то уходит на обед раньше, кто-то — позже.
• Затянутый процесс согласования: на важных документах ставится более трех подписей.
• Мгновенно пустеющий офис после 18:00. У людей нет ни малейшего желания задерживаться хотя бы на несколько минут на рабочем месте.
• Вялые, неинтересные корпоративы. Они сводятся к поеданию заказанных или принесенных блюд.
• Количество совещаний занимает почти 40% времени руководства.

Присутствие хотя бы нескольких симптомов говорит о необходимости что-то улучшать. Например, эффективности способствует более рациональное перераспределение обязанностей и жесткий контроль нагрузки работников.

Как повысить производительность труда в офисе: инструменты

Пересмотр организационной структуры может внести свежую струю в течение дел. Бизнес-процессы становятся более живыми при минимизации уровней управления.

Весьма эффективным является также делегирование некоторых обязанностей начальника руководителям подразделений. «На местах» перераспределение функций всегда более обосновано и имеет рациональный характер.

Если коллектив явно не справляется и бизнес становится убыточным, уместно прибегнуть к аутсорсингу. Приглашение сторонних специалистов разгружает персонал для других дел.

Для улучшения работы организации специалисты предлагают полезные инструменты.

«Воронка оптимизации»

Суть метода — описание рабочих процессов как отдельных операций с последующим анализом трудозатрат на каждую из них.

«Воронка оптимизации» включает 4 пункта:

1. Исключение операций, не добавляющих выгод или репутационных ценностей.
2. Упрощение действий на участках, которые относятся к особо сложным.
3. Объединение аналогичных операций, что систематизирует и облегчает выполнение профессиональных задач.
4. Автоматизация операций и действий персонала.

«Воронка оптимизации» облегчает все производственные процессы, поскольку она исключает ненужное. Тем самым выявляются скрытые резервы для сокращения раздутого штата.

Анализ загрузки

Суть метода — тщательное исследование работы людей для обнаружения продуктивных и непродуктивных периодов.

Используются приемы:

• Наблюдение. Способ достаточно быстро дает срез объема очевидного бездействия. Он особенно эффективен для офисов open space. Задача наблюдающего — с периодичностью в несколько минут фиксировать следующие данные:

• На месте ли сотрудник и работает ли он в это время.
• Сколько минут отсутствует.
• Сколько минут не работает, находясь за рабочим столом.

• Мониторинг полного рабочего дня. Эксперт буквально проводит с сотрудником полный день для фиксации всех его шагов. Он получает возможность оценить активность человека, в том числе — направленную на непрофессиональные действия.
• Хронометраж. Задача наблюдателя — оценить количество операций и зафиксировать время, необходимое на их исполнение.
• Анализ снимков экрана. В распоряжении экспертов должны быть фото мониторов, подготовленных IT-службой. Это — мощный инструмент контроля, который дает объективную оценку реальной загрузки сотрудника во время работы на компьютере. В отчете наглядно представлена эффективность и рациональность использования компьютерных технологий.

Экспертная оценка загрузки служащих наглядно демонстрирует потери временных ресурсов. Далее она ложится в основу выработки рекомендаций по изменению задач. Без потери качества работы корректируется уровень загруженности — увеличивается в одном случае и сокращается в другом. Тем самым повышается производительность труда в офисе.

Офис

Немаловажная составляющая успеха — удобные кабинеты. В них люди проводят до восьми часов в день, поэтому рабочие места должны быть оборудованы с максимальным комфортом.

Рынок предлагает разнообразные коллекции офисной мебели. Лидирующие позиции занимают анатомические кресла и стулья, в которых нагрузка на позвоночник практически не ощущается. Современная корпусная мебель тяготеет к легким мобильным конструкциям, предусматривающим множество систем хранения и встроенных секций для техники.

Офисный комфорт зависит также от шумоизоляции, кондиционирования и освещения.

Не стоит забывать и о дизайнерских решениях. Рабочее пространство не должно быть перегружено декором: он настраивает на легкомысленный лад. Но цветам и озеленению стоит уделить должное внимание. Помимо создания приятной среды, зелень улучшает микроклимат, насыщая воздух влагой и свежестью.

Наконец, эффективность работы офиса возможна только при качественной сетевой связи и высокоскоростном интернете. Поэтому рекомендуется выбирать офис в хорошо оснащенном здании с бесперебойной энергоподачей.