Как правильно выбрать офис в аренду

Аренда офиса, в сравнении с его покупкой, обладает рядом преимуществ:

1. При покупке вы не омертвляете большое количество денег, а можете использовать их более выгодно для себя — пустить на развитие дела. Например, организовать более продолжительную рекламу, предоставить скидки на товары/услуги и т. д. Для старта бизнеса это важно.
2. В случае неудачи нет проблем с продажей помещения.

Поэтому многие предприниматели (более 95%) в начале своей деятельности арендуют офис.

Как выбрать офисное помещение — первый шаг

Прежде чем искать офис, подсчитайте и проанализируйте, какой именно он вам нужен:

• по площади;
• количеству комнат;
• с другими качествами, например, с наличием складских площадей, ж/д путей и т. д.

Площадь рассчитывается по количеству сотрудников:

• S = 4,5 х N, где:
• S — площадь офиса;
• N — количество сотрудников;
• 4,5 — санитарная минимальная норма площади на одного сотрудника.

Подчеркнем, это минимальная цифра, не учитывающая место под мебель и проходы. Поэтому эту цифру надо умножить минимум на два. При анализе стоимости аренды, узнайте, что в нее входит. Может оказаться, что аренда недорогая, но с доплатой разорительна.

Если ваша модель бизнеса предполагает посещение офиса посетителями, то помните об имидже своей компании. Вряд ли человек захочет прийти еще раз туда, где все очень тесно, следовательно, некомфортно. Количество комнат рассчитывается исходя из модели бизнеса: нужен ли отдельный кабинет для директора, каких-то сотрудников или оборудования. Но этот показатель не критичен: при необходимости можно из одной комнаты сделать две, поставив перегородки. Было бы что перегораживать.

Другие требования, опять же, определяются моделью бизнеса. Офис одновременно и магазин? Значит, нужен склад. Занимаетесь скоропортящимися продуктами? Необходим склад-холодильник.

Основные параметры посчитали и выяснили. Что дальше?

Расположение

Выбор района города определите, учитывая нижеперечисленные критерии:

• Характер бизнеса. Если предполагается прием посетителей, то необходимо выбрать центральный район. Если же предполагаются взаимодействие с жителями определенного района, то этот район и выбирайте.
• Стоимость арендной платы. Чем престижнее район, тем она выше. Если вы только начинаете свое дело и выбор района для вас не принципиален, то этот критерий можно сделать решающим. Например, у вас интернет-магазин автозапчастей. Тогда выгоднее арендовать помещение на окраине — главное, чтобы рядом было отделение транспортной компании, с которого будете отправлять заказы. А если есть поблизости крупное СТО, то это только плюс, ведь его клиентам будут покупать запчасти у вас.

Разница в арендной плате в зависимости от расположения отличается в разы! Только начинаете бизнес? Экономьте! Твердо стоите на ногах? Можно подумать и о повышении престижа. Но если доход от бизнеса сильно зависит от имиджа (например, агентство по элитной недвижимости), то только центр города и никаких цокольных и первых этажей в жилых домах!

Вопрос выбора расположения очень важен. Поэтому очень внимательно к нему подойдите. Известно достаточно случаев, когда компании смогли резко подняться и выйти на новый уровень бизнеса, всего лишь удачно выбрав место для офиса. И, наоборот, плохой выбор приводил к неудаче во всем бизнесе.

Выбрав район и конкретное место, определите удобство приезда к нему общественным транспортом, подъезда личным автомобилем, наличие парковки. Весомый плюс — расположенное рядом или в самом офисном здании кафе, где сотрудники могли бы пообедать. Если такой точки нет, необходимо выделить помещение для еды и оборудовать его микроволновой печью, электрочайниками, холодильником. Там же можно готовить чай-кофе для посетителей.

Состояние помещения

В проблему: «Как найти хороший подходящий офис» обязательным пунктом входит оценка состояния помещения. Даем примерный план осмотра:

• Состояние отделки снаружи здания и изнутри.
• Состояние окон — целые ли стекла, можно ли их открыть/закрыть, дует ли от них.
• Розетки — сколько их, все ли работают.
• Есть ли Интернет, его скорость (узнайте, входит ли оплата Интернета в стоимость аренды);
• Состояние систем
  • водоснабжения (сколько кранов, в каком они состоянии);
  • канализации (унитазы, как работает смыв, есть ли запахи, общее состояние туалетов);
  • отопления (в неотапливаемый период это сложно сделать, но хотя бы внешне оцените состояние радиаторов, труб);
  • кондиционирования (работают ли кондиционеры, их вид);
  • освещения (уровень освещенности, какие применяются светильники и лампы).
• Замки и двери (состояние, вид).
• Мебель — ассортимент, количество, состояние.

Если арендуете отдельное здание или помещение на последнем этаже офисного здания, проверьте крышу! Обидно будет, если ваши компьютеры, принтеры, мониторы затопит.

Тщательный анализ состояния офиса и выявление недостатков позволит вам уменьшить арендную плату или вовсе от нее освободиться на определенный срок в счет ремонта. Если отсутствует какая-то система (например, канализация или Интернет), то решайте по обстоятельствам. Если сумма аренды из-за этого может быть существенно уменьшена, то можно с этим согласиться: канализацию заменить биотуалетом, а Интернет провести самостоятельно.

Охрана

Мы живем не при коммунизме, поэтому вопрос охраны своей собственности актуален. Вариантов несколько:

• Вневедомственная охрана. Устанавливаете в свое помещение сигнализацию и заключаете договор с одной из компаний, занимающихся охраной.
• Нанимаете сторожей.
• Арендуете офис в охраняемом здании. Когда рассматриваете, что лучше — первый или второй вариант, учитывайте стоимость и надежность охраны. Третий вариант наиболее доступен (сторож один, а платят ему несколько арендаторов) и функционален (это не только охрана, но и пропускной режим). Но он возможен, если вы арендуете помещения в офисном здании. Об этом ниже.

Аренда в офисном здании

Большой популярностью пользуется вариант аренды в офисном здании. В этом случае проблемы удобства подъезда, наличие парковки, Интернета, канализации, охраны и т. д. решены. Как правило, в здании находится и кафе. Но выбирая этот вариант, проработайте следующие вопросы:

• Расположение вашего офиса относительно центрального входа. Особенно важно это в случае потока посетителей/клиентов. Не заставляйте их решать квест по поиску или проделывать паркур. В ряде офисных зданий арендодатель предлагает отдельный вход, но стоимость аренды такого офиса значительно выше.
• Наличие прямых и косвенных конкурентов. Очень нежелательное соседство, особенно, если конкурент известен и предлагает лучшие условия. В этом случае мы советуем отказаться от такого варианта.
• Наличие компаний, занимающихся смежной деятельностью. Это, наоборот, благоприятный фактор. Например, вы занимаетесь рекламой, а в этом же здании расположилась редакция издательства.
• Возможность размещения наружной рекламы. Установить название своей компании над центральным входом и на баннере на стене — все это привлекает новых клиентов и помогает уже имеющимся найти вас.
• Возможность посещения офиса сотрудниками в ночное время при ненормированном рабочем дне.

Поэтому, если у вас есть альтернатива — выбрать офисное здание или снимать отдельное помещение, рассматривайте вопрос комплексно, взвесив все за и против. Учитывая сложившуюся практику, можем сказать, что для небольших молодых компаний в большинстве случаев лучше арендовать помещение в офисном здании.

Арендная плата

Она определяет уровень комфорта при работе в офисе и его имидж. Чрезмерная экономия, как и чрезмерное расточительство, плохо. В первом случае некомфортная обстановка (тесно, душно и т. д.) скажется на атмосфере в коллективе, на имидже компании и, в конечном счете, вы потеряете больше, чем сэкономите. Во втором — будете работать на аренду, а не на развитие компании и увеличение своего дохода. Так что вопрос: «Как правильно выбрать офис в аренду и не разориться» важен, как в случае экономии на арендной плате, так и в противоположном случае. Поэтому изучите все предложения в нужном районе и все тщательно взвесьте.

Внимательно изучите, что входит в цену аренды. Если офис расположен в офисном здании, то в нее уже будет включена плата за электроэнергию, воду, отопление, охрану, вывоз мусора, Интернет. При остальных вариантах арендатор оплачивает все это отдельно. С одной стороны, это несколько неудобно, но с другой появляется стимул экономить ресурсы и беречь планету.

В статье мы концептуально рассмотрели вопрос: «Как найти офис для собственной компании». Остается пожелать вам удачно применить знания на практике. Правильно арендованный офис — это минимум 30% успеха в бизнесе. А в некоторых случаях этот вопрос является решающим.