На что обращать внимание при выборе офиса

Район и инфраструктура

Основной вопрос, который нужно учесть — это расположение, и выбрать район стоит максимально подходящий для бизнеса.

Важно сочетать доступность помещения с другими факторами:

• наличием парковочных мест;
• рациональной схемой для проезда;
• близостью к метро.

Инфраструктура района должна полностью удовлетворять вашим требованиям. Особенно, если вы снимаете офис для реализации товаров. Тогда важно, чтобы точки сбыта находились в ближайшей доступности. Если учесть эти факторы, работа в будущем станет продуктивнее, а поток людей — достаточным для больших прибылей.

Выбор здания для аренды

Есть несколько вариантов:

1. бизнес-центры;
2. особняки или жилые здания;
3. административные постройки советского времени.

Центры будут полезны для тех предпринимателей, которые по долгу службы должны часто назначать встречи с партнерами или клиентами бизнеса. В жилых постройках лучше организовывать бэк-офисы (дополнительные, хранилища материальных ценностей). Правильный выбор здания поможет сэкономить и позволит понимать будущие траты на ремонт, починку или перестройку помещений.

Следующий пункт в плане выбора офиса — месторасположение паркинга. В первое время мебель и прочие принадлежности для помещения придется завозить. Также путь от машины на работу важен для каждодневной продуктивности: никому не понравится, если придется идти квартал от автомобиля, ни работникам, ни клиентам.

Техническая готовность офиса

Возвращаясь к объекту, важно четко знать его техническое состояние. После подписания договора все вопросы по состоянию офиса лягут на ваши плечи. Потому следует изначально проверить все, что может в итоге испортиться, принести убытки или неприятности.

Это:

• система кондиционирования;
• проводка здания;
• уровень света в разные периоды дня;
• подводка электрокабелей;
• расположение источников света;
• подача воды и т. п.

Часто бизнесмены, увидев готовое помещение, которому не нужен ремонт, договор быстро подписывают. Но потом можно пожалеть, если перед этим не потребовать журнал работ, проводимых в этом здании/помещении. Может возникнуть ситуация, при которой после выезда предыдущего арендатора владелец просто перестелет полы и перекрасит стены, а все проблемы из списка выше останутся.

Потому важно детально оценить изначальное тех. состояние объекта, чтобы после не заниматься решением проблем жизнеобеспечения офиса. Иногда стоит нанять профессионалов, которые смогут оценить помещение лучше, чем вы, для полной уверенности в завтрашнем дне. За экспертизу вы заплатите один раз, зато заедете в идеальный офис, где будет комфортно работать.

Дополнительные требования

Не следует забывать о масштабах помещения, потому что общепринятая формула «10 кв. м на работника» не всегда работает. На объекте могут быть колонны, ниши, в которых работники «сесть» не смогут, а в метраж это входит. Для небольших компаний стоит рассмотреть варианты готовых, полностью оснащенных офисов.

Учитывайте требования безопасности. Узнайте о системе охраны, нужны ли пропуска для входа, о видеонаблюдении. Уточните, сможете ли вы поставить свое помещение на сигнализацию. После разговора с арендодателем не лишним будет спросить у будущих соседей по зданию о том, что вас интересует, и что вы не смогли узнать у владельца. Посмотрите на состояние соседних офисов для полноты картины.

Важные рекомендации снятия офиса для фирмы

Сделайте небольшой тест. Позвоните одному из своих коллег и назовите адрес здания, в которое вы собираетесь въезжать. Какой будет его/ее реакция? Узнает ли человек это место? Скажет ли, как туда добраться? Если это потребует сложного поиска, то место не найдут и ваши клиенты, наравне с бизнес-партнерами. Это пагубно скажется на развитии организации. И наоборот: хорошая узнаваемость места поможет удержать покупателей и бизнес на плаву.

Возможно ли размещать на офисном здании наружную рекламу? Если да, это может стать большим плюсом. Посмотрите, кто уже рекламируется на фасаде. Соседство с компанией-гигантом поможет обратить внимание на ваш бизнес, что скажется позитивно.

Важна хорошая юридическая опора

Если все ваши требования учтены, переходим к самой сложной части — подписанию бумаг. Перед этим важно проверить арендодателя на «чистоту». Попросите его предоставить подлинники документов, подтверждающих владение площадями под аренду.

Это могут быть:

• Договоры аренды, подтвержденные ген. доверенностью;
• Документ о купле-продаже;
• Документ, свидетельствующий о праве собственности.

Если владелец не хочет предоставлять эти документы сразу, не теряйте самообладание — попросите принести бумаги к следующей встрече. Если и во второй раз к вам придут без подлинников договоров, тогда стоит серьезно пересмотреть отношения с этим человеком. В таких делах всегда лучше проверить дважды.

От ответственности в подобных вопросах напрямую зависит будущее фирмы, ее успешность. Важным является и то, чтобы один и тот же офис можно было снимать многие годы подряд. Так у вас наработается большая, стабильная клиентская база, помещение станет со временем узнаваемым, а адрес здания будет красоваться на рекламных баннерах, визитных карточках. Если же вам придется менять офис каждый год или чаще, то будет срезаться база клиентов, понятие узнаваемости уйдет за грань реальности, а доходы не получат стабильного развития.

Потому нужно отнестись к выбору рабочей площади с умом.