Правила офисного этикета

Для многих служащих офис является вторым домом. В нем они находятся от шести до восьми часов. Эффективность их работы во многом зависит от того, насколько руководству удалось создать располагающую, комфортную обстановку без признаков токсичности. Этому способствует, в частности, соблюдение желаемых приличий и элементарных правил офисного этикета.

Правила письменного общения

Без деловой переписки нельзя представить рабочий день. Коммуникации между сотрудниками не прекращаются ни на одну минуту. Они готовят отчеты и справки, делятся важной информацией.

Часто бывает так, что целый отдел работает на удаленный филиал. В течение всего дня туда посылаются курьеры, но чаще служащие прибегают к электронной переписке. Она должна отвечать нормативам делового этикета, который предполагает четкость, лаконичность и максимальную информативность.

Умение составить письмо, резюме или коммерческое предложение по этим правилам формирует уважительное отношение со стороны партнеров, ближайших конкурентов и клиентов.

Обратите внимание! Деловое письмо — это инструмент взаимодействия между подразделениями компании. Оно является атрибутом имиджа и частью репутации сотрудника, который отправил сообщение.

Актуальные правила деловой переписки:

• Грамотность. Наличие пунктуационных или грамматических ошибок автоматически настраивает на несерьезное отношение как к отправителю, так и к самой информации.
• Достоверность. Отсылать коллегам можно только проверенные факты. Особенно это касается финансовой документации.
• Краткость изложения при полноте содержания. Деловое письмо не принято растягивать на несколько страниц. Уместить в лаконичном послании максимум данных считается офисным искусством.
• Вежливый тон. Даже намек на проявление высокомерия или неуважения сведет на нет ваш замысел.
• Отсутствие исправлений. Даже в век тотальной цифровизации иногда приходится отправлять сообщения, написанные от руки. Помарки и зачеркивания в них позволяют делать вывод о несерьезности намерений автора послания.
• Отсутствие сленга. Деловой тон не предполагает не только эмоциональность, но и фамильярность.

Многие деловые послания грешат сокращениями. Возможно, у отправителя нет времени. Тем не менее, классические правила офисной переписки запрещают злоупотреблять ими.

Наконец, следует помнить главное правило: одно письмо — одна цель. Несколько тематик можно уместить в одно отправление, если они имеют какую-то профессиональную связь.

Правила устного общения

Практически весь рабочий день в офисе состоит из коммуникаций. Это презентации, совещания, обсуждения предложений, заключение договоров, обычные беседы с коллегами.

Сделать устное общение более продуктивными помогают определенные правила:

• Ясность формулировок. Нельзя допускать двусмысленных трактовок и слишком сложных оборотов в речи.
• Активное слушание. Слушать собеседника надо так, чтобы у него не оставалось сомнений в вашей заинтересованности. В любой момент оппонент может перебить свою речь вопросом. Вы должны ответить на него, показав, что слушали внимательно.
• Уточнения. Поясняющие вопросы покажут, что разговор вам интересен. Однако их не должно быть слишком много, иначе создастся впечатление, что вы плохо слушаете и не улавливаете мысли.

Доброжелательному общению способствуют невербальные сигналы. Нельзя панибратски хлопать по плечу и обниматься в офисе. Тем не менее, легкое прикосновение пальцами к локтю во время разговора установит более тесный контакт. Но еще более важна зрительная связь. Наши глаза могут как притягивать, так и отталкивать собеседника. Доверительные отношения устанавливаются, если в глазах человека читается заинтересованная доброжелательность.

Корректно ли перебивать друг друга на коллективном обсуждении?

В споре рождается истина только тогда, когда у каждого есть возможность выразить свою точку зрения. Худшее, что вы можете сделать для своей репутации, — это перебивать, пытаясь доминировать голосом.

Как себя вести, когда надо возразить оппоненту? Возражение не означает крик. Прийти к общему решению можно только в атмосфере взаимного уважения. Поэтому даже дискуссия не должна проходить на уровне оскорблений.

В самых сложных ситуациях можно воспользоваться известной формулой: «При всем уважении, я позволю себе не согласиться в этом моменте...»

Почему важно помнить об именах в деловой коммуникации?

Еще Карнеги говорил, что «лучшая музыка для человека — звук его имени». Обращение по имени — это сигнал «я вас знаю, помню, ценю». Руководитель, дорожащий доброжелательной атмосферой в коллективе, постарается запомнить имена своих коллег как можно быстрее.

Хорошей практикой считается использование опорных сигналов. Например, некоторые администраторы кладут под стекло на рабочий стол карточки с личными данными новеньких. Человеку будет приятно понять, что он уже «свой».

Общение в корпоративных мессенджерах

Нельзя превращать рабочие чаты в личную территорию. Здесь все должно быть подчинено трудовой дисциплине. Мессенджеры выручают в больших пространствах, когда приходится с каким-либо сообщением спускаться или подниматься на другой этаж.

Базовые правила общения в них:

• недопущение ненормативной лексики и оскорблений;
• строгое соблюдение орфографических и пунктуационных норм;
• умеренное использование эмодзи и смайликов (они оживляют общение, но снижают деловой настрой).

Кроме того, письменные сообщения не должны быть длинными. Помните, канал нужен и другим сотрудникам.

Правила работы в команде

Профессиональные задачи лучше и качественнее решаются в атмосфере сотрудничества. Командная направленность — это высшая ценность работы в коллективе. Такой подход работает на сплочение. Он обеспечивает вовлеченность персонала и повышает его лояльность.

Работа в команде всегда предпочтительнее, чем изолированные задания. Тем не менее, в каждой организации есть несколько особенно одаренных или особенно компетентных человек, которым доверяются самые сложные участки. Именно они предлагают прорывные решения, превращая рутинную работу в творчество.

Однако мудрый руководитель не будет делать культа из их успехов. Взятые личные высоты в профессии должны трактоваться как часть общего дела. Когда малые дела ручейками вливаются в общее русло, можно получить многоводный плодотворный поток.

В этом контексте легко сбиться в советскую идеологию, когда общественное выше личного. Разумно было бы изначально расставить акценты: общие достижения коллектива — это гарантия благополучия индивидуумов. Добиваться высоких результатов в бизнесе, значит, гарантировать личное благополучие каждого.

Как разрешать конфликты

Споры не должны носить «военный» характер. Если в офисе сформирован командный дух и все осознанно работают на общий результат, конструктивный тон останется. Позитивная и дружественная обстановка может быть сохранена даже после самых жарких дебатов.

Но это возможно только в том случае, если в коллективе изначально установлены общие табу:

• не грубить;
• не переходить на личности;
• не путать личное и общественное;
• уметь отступать под натиском объективных аргументов.

Конфликт не должен рождать полярность в коллективе. Задача руководства — постоянно напоминать: «Мы в одной лодке». Раскачивание ее опасно для всех.

Офисный этикет: правила поведения в обеденный перерыв

Хороший работник — сытый работник. Это знает каждый руководитель. Создавая служащим условия для комфортного приема пищи, он тем самым обеспечивает восполнение потраченной ими энергии.

Проблемы не возникает, если в здании офиса есть кафе или столовая. Но и в их отсутствие можно организовать уютный уголок для полноценных обедов и легких перекусов.

Можно ли есть за рабочим столом?

Это самая распространенная ошибка в офисе. Во-первых, это не эстетично. Нет ничего хуже, чем забитая крошками клавиатура или заляпанный кофе стол. Во-вторых, это вредно для здоровья, поскольку человек сам себя лишает возможности сменить обстановку хотя бы на несколько минут.

Обратите внимание! Даже самое недалекое путешествие к кофемашине обеспечивает восстановление кровообращения в ногах.

Каким должен быть перекус?

Строгих рамок в этом вопросе не существует. В абсолютном большинстве случаев люди берут с собой контейнер для основного приема пищи и пару пакетиков для перекусов.

Главное, не загромождать выделенный руководством уголок посудой. Было бы странно видеть, как кто-то из коллег достает «горшочек с маслицем», холодец, пельмени, в то время как его товарищи обходятся салатами.

Безоговорочное правило офисных обедов — соблюдение санитарной нормы. Забытый недоеденный бутерброд, засохшая тарелка с остатками оливье и грязная кофейная кружка могут обнулить все профессиональные достижения человека. Прослыть неряхой легко, убив видом грязной посуды и настроение коллег, и собственную репутацию.

Корпоративная культура часто измеряется совместными чаепитиями. Если после них на столе не остаются крошки, а чашки сверкают чистотой, значит, в коллективе все хорошо.

Стильный лайфхак последнего времени — бутылочка минералки рядом с компьютером на рабочем месте. Она хорошо поддерживает силы и освежает в течение дня.

Каковы правила звуковой гигиены?

В кабинетах редко бывает полная тишина. Здесь работает техника, разговаривают люди. Правила хорошего тона исключают громкие реплики и смех на рабочем месте.

СанПиН установил допустимые уровни звука:

• 50 дБА — для программистов;
• 65 дБА — для операторов компьютерного набора.

Согласно правилам делового этикета в офисе, допускается разговор по телефону — не более пяти минут. Разумеется, при этом следует воздерживаться от громкого смеха и прочих выражений эмоций.

Во многих офисах устраиваются специальные переговорные боксы. Это обычная кабинка, внутри которой служащий будет чувствовать себя более свободно во время звонка.

Особенности голосовых сообщений

Ставшие популярными «звуковые» отправления удобны. Они могут выручить, если надо срочно сообщить что-то, а вы в это время находитесь не за рабочим столом. Также без них нельзя обойтись при проблемах со здоровьем. Возможно, у кого-то слабое зрение или травма руки. В этом случае микрофон в мессенджере — настоящая палочка-выручалочка.

Но они же имеют недостатки:

• Отвлекают коллег, мешая работе.
• Требуют больше времени на прослушивание.
• Не дробятся на составляющие — невозможно переслать часть голосовой реплики.

Однако пренебречь этой формой общения нельзя, если ваш коллега первым отправил вам голосовое сообщение. Тем самым он транслирует, что у него нет другого способа связи.

Итак, правила офисного этикета для сотрудников не усложняют, а упрощают и упорядочивают общение. Коротко их можно сформулировать словами Сервантеса: «Ничто не стоит так дешево и не ценится так дорого, как вежливость».