Советы по проектированию будущего офиса
Избитую фразу «как лодку загрузишь, так она и поплывёт», можно отнести и к планированию офиса. От сопутствующей рабочему процессу обстановки напрямую зависит и самочувствие сотрудника, и его трудовая отдача.
С другой стороны, офис является наглядной визитной карточкой, по которой судят о надёжности компании, в том числе, и принимают решение, иметь с ней дело или нет.
Организация офисного пространства — неотъемлемая база, на которой строится концепция современного офиса.
Сюда входят:
- структура;
- планировка;
- управление;
- наполнение;
- атмосфера.
Выключи хотя бы один показатель, — и в лодке появится брешь: сначала маленькая, потом большая.
Особенности планирования офиса
При создании оптимального плана офисного пространства выявляются все факторы, влияющие на нормальную рабочую обстановку. На их основе вырабатываются точные требования к будущим решениям, включая критерии для их оценки. Так мы максимально приближаемся к компромиссной версии, сидящей в головах работодателей и сотрудников.
На начальных этапах разработки дизайна офиса закладываются принципы будущих планировок.
Обыкновенно, всю площадь делят на зоны:
- входная группа — холл, ресепшн;
- рабочие места для сотрудников;
- переговорные и совещательные комнаты, конференц-залы;
- кабинеты руководства;
- зоны для отдыха — релакс, спорт, неформальное общение и т. д.;
- помещения для приготовления и приема пищи;
- подсобки, технические и обслуживающие помещения;
- проходы и коридоры.
Эффективное зонирование позволяет использовать все пространства с максимальной продуктивностью ради реализации общих планов.
Как стоит поступить:
- Компактно сгруппировать сотрудников, занимающихся общими задачами.
- Разделить эти группы, чтобы не мешали друг другу.
- Обеспечить когда нужно необходимую приватность.
- Организовывать отдых, питание одних работников без помех другим.
Не менее важно связать зоны в единый целевой комплекс. Каждое место в отдельности и офис в целом должны отражать направления деятельности фирмы, подчеркивать ее индивидуальный стиль и работать на создание благоприятного имиджа.
Что нужно учесть при планировании офиса
Работа над конфигурацией офиса всегда начинается со встречи заказчика и исполнителя (архитектора, дизайнера). Как правило, заказчик приносит с собой технические параметры помещения, планы коммуникаций, свои идеи по организационным решениям. Будет также полезно собрать пожелания сотрудников и принять во внимание их разумные идеи по реализации проекта.
Тип организации офиса
Кабинетная система
Это традиционный принцип. Каждый отдел, а иногда и сотрудник, размещается в отдельном помещении.
Преимущество: максимальная приватность работы группы и минимальное отвлечение на посторонние вопросы в служебное время.
Недостатки: самая низкая коммуникативность внутри команды, недостаточная корпоративная сплоченность, необходимость обеспечивать персональной оргтехникой каждый кабинет, удорожание аренды и содержания.
Кроме того кабинетная система не может похвастаться высокой гибкостью. Найти место новому члену коллектива — непростая задача, если все кабинеты заняты. Переезд и вовсе превращается в катастрофу. Неслучайно структурированные по старинке конторы год от года теряют актуальность.
Open spаce офис
Предполагает единое помещение для всех сотрудников. Вместо стен или капитальных перегородок для разделения рабочих мест используются легкие панели или специально сконструированная мебель.
Такая организация позволяет:
- значительно повысить эффективность использования пространства;
- экономить на площадях;
- использовать меньшее количество офисной техники;
- снизить затраты на освещение, кондиционирование, охранные системы и т. д.
Офис получается структурно гибким. Большинство проблем решается простой перестановкой мебели. Подобная система планировки улучшает коммуникабельность сослуживцев, повышает сплоченность коллектива, а значит, сказывается на результатах работы компании.
В качестве ложки дегтя — низкая приватность. Хотя этот вопрос решается, например, оборудованием специальных зон для приватных переговоров.
На сегодня это самый востребованный тип офисов.
Hot desking
Пока еще находится в стадии тестирования. Эту новинку даже офисом далеко не все называют. По сути, служащие вовсе не имеют стационарного рабочего места. Точнее таким местом является все офисное пространство.
Люди выполняют свои обязанности, находясь там, где им в данный момент комфортнее: в холле, столовой, в зоне отдыха. Конфиденциальность переговоров обеспечивается организацией специальных зон. Оргтехника располагается в общедоступных местах.
Подобная структура пространства максимально располагает к проявлению креативных способностей. Неудивительно, что пионерами в данном подходе выступили такие IT-мастодонты, как Microsoft и Аpple.
Смешанная система
Она сочетает в себе любые комбинации первых трёх типов. Вариант предпочтителен для компаний, чья деятельность очень разнопланова. Например, управленцы и сотрудники, сосредоточенные на сложных проблемах, занимают кабинеты. А те, чьи задачи требует коллективного взаимодействия, садятся в открытые помещения, построенные на лёгких перегородках.
Надо отметить, что смешанная система сочетает все преимущества каждого типа реализации рабочего пространства. Но и недостатки, разумеется, тоже плюсуются. Поэтому важно просчитать выбранную комбинацию с точки зрения влияния каждого фактора планировки.
Как быть с рабочими местами?
Независимо от общей концепции, требования к рабочим местам неизменны:
- Создание максимального комфорта для работы клерка и снижения его утомляемости на благо повышения эффективности исполнения возложенных на него обязанностей.
- Соответствие установленным нормативам условий труда: показателям шума, освещения, воздухообмена, площади и других.
- Обеспечение необходимого доступа зонам обслуживания и к рабочей оргтехнике, беспрепятственного перемещения сотрудников внутри офиса и коммуникации между ними для решения поставленных задач.
-
Наличие и поддержание в рабочем состоянии всех инженерных коммуникации: электропитание, интернет, водоснабжение и канализация, системы безопасности, аварийного оповещения, пожаротушения и другие.
-
Принципы построения света и вентиляции едины для всего рабочего помещения. Их задача — обеспечивать достаточный комфорт для работы в любой точке офиса.
Конечно, специалист при проектировании офиса даст подробные рекомендации, но конечное решение принимает заказчик, исходя из профиля деятельности, планируемых задач, принятых принципов взаимоотношений с персоналом и клиентами, с учетом бюджетных возможностей. Всё это учтено в индивидуальном проекте, но требует одобрения в конечной инстанции.
Пространства
Необходимо уделить особое внимание рабочему пространству для каждого сотрудника. Отечественные нормативы определяют индивидуальную площадь для рабочего места — не менее 4 кв. м. Но это минимум, лучше исходить от 6-ти кв. м для рядовых служащих, от 25 до 35 кв. м для руководителей среднего звена, от 50 кв. м для топовых начальников.
О проходах и коридорах тоже нужно подумать на начальной стадии проектирования. Они не должны препятствовать перемещению людей и создавать сутолоку. Ситуация, когда электрик меняет лампочку, а его стремянка парализует работу офиса, неприемлема.
В зонах общего доступа нередко располагают мебель, оргтехнику или вспомогательное оборудование. Нужно предусмотреть, чтобы их локация не повышала риск травм и не мешала свободному доступу к нужным девайсам.
Пути эвакуации определяются заранее. Их организуют так, чтобы в случае экстренной эвакуации сослуживцы не сталкивались лбами и не натыкались на принтеры.
Мебель
Выбор мебели для офиса — вопрос не такой праздный, как кажется на первый взгляд. За обыкновенным столом и стулом любимый планктон горбит спину чуть ли не треть жизни. Многие профессиональные болячки часто являются следствием неправильно подобранных предметов обстановки.
Чтобы такого не случилось, обустройство рабочего места должно отвечать некоторым обязательным требованиям:
- Функциональность. Под рукой должно быть все необходимое: связь, документы, компьютер, принтер и т. д.
- Эргономичность. Усталость, мышечные и суставные боли в теле, гипертония — частые попутчики сидячей работы. Экономия на качестве и удобстве мебели превращается в лежащие на начальственном столе больничные листы. А там и до инвалидности недалеко. Это, так называемые побочные факторы для экономических потерь.
- Выразительность. Подбирать мебель лучше в едином стиле. Пестрота в обстановке дополнительно нагружает зрение, повышает утомляемость, приводит к раздражительности. Эстетический комфорт не менее важен, чем физиологические удобства.
- Компактность. Конструктивно и функционально мебель нужно подбирать так, чтобы оставалось как можно больше свободного места. Под рукой должно быть только то, что требуется регулярно. Редко используемые документы или технику лучше разместить в архиве или в местах общего пользования.
Играя роль «рабочего станка» мебель выполняет и другие функции.
Концепция первая.
Грамотный выбор и расстановка могут дать экономию на искусственном освещении и кондиционировании: зонирование предметами мебели, светлые тона, расположение по отношению к окнам, воздушный поток, светоотражение — всё это можно перевести в деньги, а деньги требуют счета.
Концепция вторая.
Солидная обстановка в темных тонах в кабинете директора добавляет весомости владельцу. Вообще эстетическая составляющая важна не только для начальства. Стильная меблировка благотворно отражается на общем имидже компании, как на внутреннем, так и на внешнем.
Основные системы
Необходимой составляющей в планировании офиса является проектирование систем жизнеобеспечения. Технические комплексы, такие как освещение, воздуховоды, водопровод, канализация и электропроводка, регламентированы федеральными нормами безопасности. Их главная задача — обеспечивать бесперебойное функционирование офиса. Специалист, обслуживающий инженерные сети, должен иметь к ним свободный доступ в любое время дня и ночи.
Противопожарные, аварийные, оповестительные и другие системы безопасности по нормам прячут в специальных нишах, коробах, шкафах, подсобках. Их расположение и оформление обычно гармонично вписывается в общее оформление офиса.
Охранные системы и системы видеонаблюдения должны быть малозаметными. Их приборы управления находятся в закрытых комнатах под тщательным надзором охранных служащих.
Важный аспект — пропуск и охрана. Своих надо впускать, незваных гостей отсекать. Сигнальное управление дверью, турникеты, валидаторы или просто охранник — возможностей для контроля доступа в офис сейчас очень много. Всё это можно контролировать из единого центра через сервисы типа «умный офис», причём не только вход, но и парковку.
Оптимизация офиса под индивидуальные запросы — типичная для проектировщика проблема. Но на её решение нужны время и деньги. Поэтому в современных реалиях многие бизнесмены приходят в готовый офис. Всё и сразу даёт аренда.
Гибкий подход почти не требует времени на адаптацию. Несколько дней на реорганизацию, и выбранное помещение готово функционировать на полную мощность. При этом общие расходы на содержание здания делятся между всеми арендаторами. Никаких вложений, просто плати разумную аренду и получай: удобный доступ на общественном транспорте и автомобиле, парковку, оптимальную планировку, индивидуальный пакет обслуживания.
Причём, укрупнённые структуры, такие как столичный бизнес-центр СДМ на Волоколамке, могут себе позволить инновационные технологии. Тот, кто к ним подключается уже сегодня, автоматически опережает своих конкурентов.
Спрос на аренду в офисных парках растёт неслучайно. Это адекватная реакция на складывающуюся экономическую обстановку.