ТОП-10 офисных программ для работы

Ни одну задачу на компьютере нельзя выполнить без набора офисных программ. Они управляют электронной корреспонденцией и отвечают за коммуникации с коллегами и конкурентами. Многие из них обладают встроенными наборами инструментов, которые делают выполнение рутинных обязанностей автоматическими и оперативными. Мы расскажем, какие офисные приложения могут быть максимально полезными.

Базовые офисные программы

Владение основными функциями и возможностями Офиса — половина успеха в профессии и учебе.

Microsoft Office

Разработчики создали поистине глобальную платформу. Офисный пакет включает ПО, позволяющее работать с огромным объемом данных.

Майкрософт Офис актуален для:

• Windows
• Android
• macOS
• iPadOS
• Windows Phone
• iOS

Инсталляция проходит быстро. После нее у пользователя появляется возможность работать с таблицами, текстовыми документами, презентациями. Более того, допускается использование стандартных опций Майкрософт Офис другими программами и приложениями. Продукт поддерживает скрипты, написанные на событийно-ориентированном языке программирования VBA.

Полный пакет нужных программ для офиса состоит из:

• Word. Используется для создания и оформления текста с возможностью вставки картинок, фото, разнообразных графических элементов. Имеет встроенную опцию проверки правописания.
• Excel. Предназначен для обработки глобальных объемов числовых сведений. Обладает расширенным функционалом. Обладает инструментами, позволяющими готовить аналитические справки.
• Outlook. Возможности программы обеспечивают комфортную работу с ежедневником и почтовыми отправлениями. Это хороший способ планирования дел на неделю, месяц и даже на год вперед.
• PowerPoint. Презентации, создаваемые в этой программе, получаются живыми и динамичными благодаря возможности встраивания анимации и видео в слайды. Для их демонстрации используются разнообразные переходы, а текстовые сообщения сопровождаются выразительными эффектами. В последних версиях имеются опции создания интерактивных проектов.

Google Workspace

Какие приложения в офисе более полезны? Те, что способствуют формированию атмосферы безопасности и упорядоченности. Это — комплект облачных приложений.

Например, в образовательных средах они делают обучение более эффективным, а администрирование — простым и понятным. Их использование одинаково полезно учащимся, студентам и преподавательскому составу.

Так, Workspace включает:

• Gmail. Лучший сервис для управления почтой. Имеет много полезных опций для организации корреспонденции и фильтрации писем. С его помощью в почтовом ящике легко поддерживать порядок. Плюсом является возможность интегрирования с прочими приложениями Workspace.
• Docs — редактор, максимально приближенный к Microsoft Word. Программу можно использовать непосредственно в браузере. Преимуществом является возможность синхронной коллегиальной работы. Кроме того, приложение позволяет добавлять комментарии, вносить корректировки, делать замечания.
• Slides. Как и PowerPoint, имеет множество полезных опций для создания презентаций. Во многом эти программы схожи. Однако данное приложение дает возможность командной работы над проектом.
• Sheets. Табличный процессор располагает яркой коллекцией инструментов. Рисует четкие графики, анализирует внесенные сведения. Легко интегрируется с прочими Гугл-сервисами.

LibreOffice

Это доступный всем и, что важно, полностью бесплатный пакет офисных программ.

В набор входит:

• Система контроля и регламентирования Base. Приложение предназначено для обработки особо крупных объемов сведений.
• Draw — набор инструментов для векторной графики. Обеспечивает профессиональное оформление диаграмм.
• Текстовый редактор Writer для профессионального оформления документов.
• Impress — создает презентации для учебы и бизнеса.
• Табличный процессор Calc для анализа собранных данных.

Какими дополнительными возможностями обладает офисные программы?

Помимо базовых функций, разработчики наделяют свои продукты продвинутыми опциями. Обычные пользователи не всегда о них знают. Между тем, они способны оптимизировать множество рутинных задач. Тем самым повышается производительность и мотивация персонала.

Автоматизация

Visual Basic for Applications и макросы — известные инструменты. Они могут сделать особо тяжелые и расчеты автоматизированными. С их помощью практически мгновенно обрабатываются большие объемы информации, на анализ которых в обычном режиме уходит очень много времени.

Преимущество автоматизации состоит не только в сокращении временных ресурсов. Все, что делает компьютер, не допускает вмешательство человеческого фактора. То есть, здесь исключается возможность ошибки.

Коллегиальная работа

В эпоху удаленной работы стала чрезвычайно актуальной возможность совместной разработки какого-либо проекта. Дистанционное сотрудничество позволяет обмениваться комментариями, наработками, свежими идеями.

Например, при работе в приложении Google Workspace каждый участник проекта может следить за внесенными изменениями. Тем самым руководитель наглядно видит все версии документа и управляет ими.

Достоинство метода — выработка командного духа. Все члены коллектива, задействованные в решении задачи, успешно коммуницируют. Это помогает им лучше понимать друг друга.

Облачное хранилище

С этим сервисом не потеряется ни один документ. Выставив нужные настройки, компания можно обеспечить автоматическое сохранение в облаке любой папки или файла. Вместе с этим использование облачных сервисов гарантирует доступ к базе данных со всех доступных устройств в любой точке земного шара.

OneDrive также интегрирован с другими программами. Приложение нужно не только для хранения файлов. Оно обеспечивает их удобную синхронизацию.

Безусловный плюс облачного хранения — быстрое восстановление утерянного документа.

Интеграция

Объединение офисных программ с различными приложениями — хороший способ увеличения их функциональности. Так, интегрирование Sheets с Analytics обеспечивает автоматический импорт файлов. А объединение Excel и Power BI открывает возможность формирования интерактивных справок и аналитических визуализированных отчетов.

Таким образом, объединение сервисов оптимизирует рабочий процесс в целом. Эффективность работы офиса становится заметной.

Рекомендации по более рациональному применению офисных программ

Даже уже изученную тему можно сделать еще более понятной. Стандартный набор инструментов вдруг открывается в более выгодном свете, когда пользователь начинает интересоваться повышением их эффективности. Для этого существует несколько простых приемов.

Горячие клавиши

Стоит щелкнуть правой кнопкой мыши, сразу же открывается контекстное меню. В нем представлены базовые опции. В том числе, способы копирования фрагмента и перенесение его в другое место документа. Это очень удобно.

Однако при помощи горячих клавиш этот процесс можно ускорить. Для этого используется комбинация Ctrl+C и Ctrl+V. При работе в Docs операция выполняется сочетанием Command+C и Command+V на Mac.

Это базовый совет. Гугл же предлагает целые списки горячих клавиш. Изучив их, можно ускорить работу с документом в разы.

Шаблоны выручают

Создание презентаций и таблиц — трудоемкий процесс. Поэтому разработчики предлагают пользоваться шаблонами. В них содержится определенный стиль оформления.

Например, в PowerPoint есть целая коллекция стандартных слайдов для начала и окончания презентации. Они выполнены в разных цветах и стилях. Шаблоны имеют также специальные окошки для ввода тематического текста. Пользователю останется только менять его по мере необходимости.

Самые популярные примеры использования шаблонов — это варианты завершения деловых писем. Mail.ru, например, предлагает шаблоны «С уважением», «Искренне Ваш» и т. д.

Чаще сохраняйте работу

Потеря данных — большое разочарование. С ним периодически сталкивается любой офисный работник. Это может случиться при внезапном отключении компьютера от сети или иных сбоях.

Чтобы избежать досадной ситуации, регулярно сохраняйте документ.

В Word на вкладке Файл предлагается несколько вариантов сохранения работы. Однако не обязательно открывать его. Достаточно нажать F12. Пользователю тут же будет предложена ветка каталога, поднимаясь по которой, он выберет место (папку) сохранения.

Если же содержимое документа надо сохранить до завершения работы, воспользуйтесь комбинацией Ctrl+S.

В то же время разработчики предусмотрели и автоматическое сохранение. Например, в Google Docs тестовые работы сохраняются автоматически. Периодичность сохранения можно задать в настройках.

Не пренебрегайте обновлениями

Постоянно обновляясь, офисные пакеты становятся более удобными в работе. Старайтесь как можно чаще знакомиться с ними и использовать на практике.

При установке обновлений программа, как правило, предлагает краткую аннотацию к нему. Помимо этого, осваивать новые навыки можно на видеоуроках и онлайн-курсах.

Не стоит дожидаться указаний начальника. Самообразование — двигатель прогресса. Вы можете самостоятельно повышать свою продуктивность, улучшая собственные навыки владения компьютером.