Как арендовать офис в Москве: шаги к успешной сделке

Казалось бы, всё просто: нашёл удобное помещение в подходящем месте по комфортной цене — подписал договор аренды и пользуйся. Но жизнь вносит коррективы. Например, экономия на арендной плате оборачивается непомерными расходами на обслуживание, криво подписанный договор — выставленными на улицу вещами, неудобная дорога — потерянным временем и повышенными расходами на транспорт, плохая экология в промзоне — текучкой кадров.

Бизнес процветает, если он на своём месте и созданы все условия для его развития. Офис в Москве — это крепкая опорная площадка для старта и успеха, если в ней учтена каждая мелочь.

Аренда коммерческой недвижимости в Москве переживает отток иностранного капитала, освобождая место для российского предпринимателя. Неутомимый мегаполис не оставляет без крова ни одно полезное дело. Статистика вакансий по классам на начало 2024 года выглядит так: 

1. «А» — 11,4%, 

2. «В+» — 6,8%, 

3. «В-» — 3,2%.

Наметился явный тренд — смешанные офисы и торговые площади. Они особо популярны у среднестатистических бизнесменов. Даже в условиях роста спроса и некоторого дефицита предложений выбор огромен.

Поиск офиса по заданным условиям

Итак, принято решение об аренде офиса в столице России. Теперь стоит задача выбора. 
Какие общие критерии имеют значение для развития бизнеса:

• заложенный на аренду бюджет;
• класс офиса, в Москве присутствует вся палитра категорий объектов некоммерческой недвижимости — А, В, С;
• занимаемая площадь, взаимозависимая с численностью сотрудников;
• планировка и отделка помещения;
• транспортная доступность, парковка;
• деловые параметры округа, посещаемость, поток людей;
• инфраструктура рядом: государственная и коммерческая;
• экологическая и криминальная обстановка;
• индивидуальные требования, именно они часто имеют решающее значение.

По сути, мы разыгрываем многоходовку:

Шаг 1. Формулируем критерии.
Шаг2. Анализируем их.
Шаг 3. Фильтруем.

Основная проблема аренды офисных помещений в Москве — это огромное число предложений, что значительно усложняет принятие решения.
Арендатору предстоит оценить каждый критерий по значимости для конкретной бизнес-ситуации. Обязательные и желательные условия надо рассматривать, не имеющие значения можно игнорировать. В итоге возникает оптимальный вариант.

Как искать 

Информация о свободных арендных площадях предоставлена в рекламных объявлениях на массовых ресурсах, онлайн-платформах и агентских сайтах. Подбор вариантов можно поручить не самому занятому сотруднику. 

Можно действовать самостоятельно, просматривая объявления на Авито, ЦИАНе и других рекламных ресурсах. Предстоит пересмотреть сотни объявлений и сделать сотни звонков. Из тысячи вариантов обычно выбирается 8-10 подходящих. На поиск в подобном режиме уходит в среднем 1 месяц.

Полезно походить пешком в выбранном районе, чтобы визуально познакомиться с объектами сдачи, в том числе и с теми, которые только планируются к сдаче и ещё не рекламируются.
Можно нанять посредника, например: Office.ru, Biz-cen.ru, Officescaner.ru. Но надо понимать, что эти компании размещают только престижные предложения, с бюджетной недвижимостью они не работают. Комиссию за выгодно реализованную сдачу они получают от арендодателя. 


Осмотр и оценка потенциальных помещений


Лучше отправиться в потенциальный офис не на машине. Иногда сдатчики сильно лукавят, говоря о шаговой доступности объекта. Поэтому желательно лично проверить путь, который ежедневно придётся преодолевать «безлошадным» сотрудникам.
В процессе осмотра проверяются следующие позиции:

• планировка помещения и возможность её трансформации (в черновом варианте), качество отделки (в готовом варианте);
• состояние лифтов, инженерно-технических коммуникаций и систем безопасности (охранной, противопожарной, вентиляционной и других);
• организация выхода в интернет, желательно иметь выбор провайдеров;
• режим коммунальных расходов — размер и график платежей, кто платит: хозяин или съёмщик;
• организация прохода на бизнес-территорию: охрана, ресепшн, правила пропускной системы для сотрудников и гостей;
• конкретные для своей деятельности технические возможности, такие как категория электроснабжения, шумовой порог, нагрузка на перекрытия, мощность вентиляции для размещения серверов, лимит посещений и другие;
• отзывы незаинтересованных лиц, уже снимающих или работающих в данном месте;
• условия дисконтных скидок и арендных каникул, предусмотренных на время ремонта или переезда.

Если осмотренный офис проходит по критериям, то можно принимать решение в его пользу и переходить к процедуре оформления. 

Подготовка и проведение переговоров

Желательно чтобы этим вопросом занимался штатный юрист или нанятый брокер. В любом случае, нужно проверить правовую чистоту предстоящей сделки.
Для этого у арендатора надо запросить следующие бумаги:

• свидетельство о собственности и выписку из ЕГРН, подтверждающие право на арендную сдачу;
• обоснование права собственности (договоры, платежки, свидетельства о наследстве и т.д.);
• учредительные документы, доверенность на представителя;
• паспорт, ТУ, техническую документацию на помещение.

Полезно почитать отзывы об арендодателе, а также поинтересоваться, не замешан ли он в противоправных действиях. Если да, то этот факт может негативно отразиться на заключённом соглашении.


От сделки следует отказаться, если:

• арендодатель настаивает на кабальных условиях, например, на невозможности расторжения договора, завышенной индексации арендной платы, неадекватных штрафах и других.
• помещение имеет обременения;
• владелец или арендодатель участвует в судебных процессах, ведущих к его банкротству;
• предлагаемая в аренду площадь или земельный участок не соответствует административно-офисному статусу.

Все индивидуальные требования и особые условия оговариваются отдельно и в качестве дополнения вносятся в стандартный текст договора. 
Когда согласие сторон достигнуто, переговоры можно считать успешно завершёнными.

Заключение договора аренды

Договор можно считать грамотным, если в нём оговорены все условия и детали, которые могут в будущем вызывать юридические споры. 
В документ заносится следующая информация:

• предмет аренды с указанием основных параметров: адрес, площадь, назначение;
• сопутствующие услуги: охрана, парковка и другие;
• размер арендной платы и порядок ее внесения;
• порядок приема и сдачи помещения;
• условия эксплуатации;
• ответственность сторон;
• срок действия и порядок расторжения;
• приложения;
• реквизиты.

Если договор заключается на срок более года, он обязательно регистрируется в Росреестре, на это потребуется дополнительное время.

Грамотно составленный арендный договор — это гарантия чистоты сделки. Поэтому рабочий текст документа отправляется на проверку юристу. Окончательный вариант принимается после его корректировок.

Стоит еще кое-что предусмотреть заранее. 
Во-первых, помимо согласованных сторонами общих условий, в договор желательно включить пункты, регулирующие изменения арендных ставок и сроки уведомления о досрочном расторжении контракта.

Во-вторых, не лишне прояснить ситуацию при смене собственника помещения. Условия прописываются, чтобы при новом хозяине не оказаться выброшенным на улицу или не получить новые и невыгодные условия аренды.
В последнее время намечается тенденция развития столичных офисов в сторону инновационных технологий. 

Они активно внедряются в: 

• организацию пространства и рабочих мест;
• обслуживание и обеспечение;
• управление бизнесом;
• рабочие бизнес-процессы;
• контроль систем жизнеобеспечения и безопасности.

Подобное явление практикуют бизнес-центры, куда стремятся перебраться бизнесмены малого и среднего формата. 
В качестве примера можно привести готовые офисы в СДМ-центре на Волоколамке. Здесь в аренду выставлены готовые помещения под офис, выполненные с применением суперсовременных технологий: мультифункционала, умного управления и контроля, смарт-структур, виртуальной реальности и интерактива. Гибкий подход позволяет создать офисную структуру под личные запросы.
Что находят деловые люди в таком бизнес-центре? Оптимальное решение!