Офисные инновации: как современные технологии меняют способ работы в офисе

Сегодняшние офисы становятся все более технологичными. Рабочее пространство наполняется современными офисными инновациями. Переговоры с партнерами бронируются при помощи мобильных приложений и проходят потом в форме видеоконференции. Возможности виртуальной связи позволяют контролировать ход дел из любой точки планеты. Выполнение профессиональных задач становится автоматизированным. Все больше функций доверяется искусственному интеллекту.

 Автоматизация и роботизация процессов

По оснащению инженерными и компьютерными устройствами нынешние офисы напоминают систему умный дом. Многие рабочие процессы доверены машинам. Феномен современного рабочего пространства состоит в том, что человеческий фактор в нем постепенно отходит на второй план. Выполнение поставленных задач становится роботизированным благодаря технологиям и для офисной автоматизации.

Виртуальная и дополненная реальность в офисной среде

В области ИТ инноваций формирование VR и AR стали одними из самых захватывающих событий. Изначально разработки в данной сфере были направлены на совершенствование индустрии развлечений. Их активно используют на производствах, в образовании и в научных изысканиях. Они обладают огромным потенциалом для развития вычислительной и аналитической платформ.

В современном офисе физический мир дополняется множеством цифровых устройств. Вокруг нас находятся смартфоны, телефоны, планшеты, ноутбуки, стационарные компьютеры, системы автоматики и т. д. Все они образуют дополненную реальность. AR базируется на тесном взаимодействии физической и цифровой сфер.

В Augmented reality сотрудник офиса словно балансирует на грани виртуала и физического мира. Дополненная реальность формируется за счет введения в зрительное поле разнообразных электронных и цифровых помощников. AR-системы позволяют делать более яркими и информативными обучающие курсы, формировать цифровые материалы и совмещать их с продуктами физического мира.

Возможности виртуальной реальности делают выполнение любых задач максимально лаконичным и комфортным. В virtual reality мироощущение формируется посредством технических средств, которые транслируются в сознание через слуховые и зрительные ощущения. VR имитирует как воздействие, так и реакции на воздействие.

Интеллектуальные системы управления

Световая и климатическая среда в офисе создаются благодаря централизованным системам управления. В определенных функциональных группах нормативные требования разнятся. Но в целом они работают на формирование гармоничной, комфортной атмосферы.

Единая интеллектуальная консоль управления объединяет несколько систем жизнеобеспечения. Она оснащается датчиками движения, резкого скачка температуры при возгорании, дымообразования, тревожного оповещения, присутствия стороннего объекта на территории офиса.

Умные системы управления офисными помещениями дают возможность:

• Устанавливать нужную степень освещенности рабочих и общественных зон.
• Мгновенно блокировать очаги возгорания или задымления.
• Контролировать уровень потребления электричества на каждой линии в отдельности и в общей системе энергообеспечения.
• Проверять исправность оборудования.

Безусловным плюсом интеллектуальной СУ — дистанционная корректировка параметров.

Облачные технологии и управление данными

Получить доступ к компьютерным ресурсам онлайн можно благодаря облачным технологиям. По сути, это виртуальное хранилище. В него стекаются данные серверов приложений, баз данных.

При грамотном использовании облачных технологий в офисе бумажный архив уже не нужен. Вся информация сосредотачивается в одном месте. Ее легко обслуживать, пополнять и проверять на обновление. Ею удобно пользоваться, поскольку она всегда доступна. Причем ПО обеспечивает средоточие баз данных в облаке в автоматическом режиме — при определенных настройках. Но при этом на руководство накладываются особые обязательства по сохранности информации.

Достоинства офисных инноваций

Сегодня классическое представление о рабочем месте в офисе пересматривается. Персоналу приходится адаптироваться к цифровым инновациям и новым инженерно-техническим решениям. Компьютерные технологии — это шаг в будущее. В современном офисе созданы такие условия труда, в которых повышается производительность и общая эффективность работы.

Офисы будущего формируют VR, AR, искусственный интеллект, IoT. Вместе с этим не перестают быть актуальными требования СанПин по организации рабочих мест.

Повышение производительности

Общие рекомендации специалистов по обустройству офиса касаются и насыщения офисного пространства умной техникой, и создания комфортного микроклимата традиционными методами.

Прежде всего, в офисе должна быть анатомическая мебель. Кресла и стулья, регулируемые по высоте, обеспечат правильное положение корпуса во время работы. Все канцелярские принадлежности должны находиться на расстоянии вытянутой руки. А при расположении офисной техники учитывается расстояние до каждой рабочей точки. То есть, принтер и факс должны быть равноудалены от всех сотрудников.

Особое значение придается системам хранения. На смену архаичным закрытым шкафам пришли выдвижные тумбы pull-apи открытые стеллажи.

Достойные условия пребывания на рабочем месте также гарантируются:

• Обеспечением норм дневного и электрического освещения.
• Работой систем жизнеобеспечения (вентиляции, водоподачи, отопления).
• Устройством зон отдыха или уголков тишины.
• Расстановкой мебели по принципу эргономики.
• Высококачественными коммуникациями (wi-fi, телефония).
• Установкой автоматической системы пожаротушения.

Что касается оборудования, оно должно быть исправным всегда. При бесконечных попытках ускорить интернет или оптимизировать ПО под свои задачи повысить производительность не удастся.

Коммуникации и сотрудничество

Для успешной работы офиса требуется качественная связь. Сотрудники всех уровней должны обеспечиваться бесперебойной коммуникацией. Электронный документооборот обязывает руководство работать над тем, чтобы представители бухгалтерии, приемной, отдела кадров, головного офиса, структурных подразделений, удаленных филиалов могли свободно общаться друг с другом.

Часто коммуникации улучшаются путем выработки общего ключа для доступа к цифровому архиву, разработанного для определенной группы сотрудников. Разумеется, это возможно при соблюдении мощной системы защиты данных. В том числе, обязательна фиксация вхождений.

Забавной и полезной новацией последнего времени стали импровизированные телефонные будки. Их устраивают непосредственно в самом офисе. Сооружение представляет собою прозрачную кабину с минимальным набором удобств. Здесь обязательно есть беспроводной интернет, откидной столик и стул. Одна из стен играет роль информативного стенда. На ней размещаются телефоны основных служб компании, партнеров или руководства.

Обязательное условие — качественная звукоизоляция. Это необходимо, чтобы звонивший по телефону человек не мешал окружающим. Такой способ мини-переговорных особенно актуален для планировки Open Space. Это намного эффективнее уже устаревших переговорных комнат. К тому же не каждая компания располагает средствами для аренды дополнительного помещения.

При этом прозрачные кабины выглядят свежо и современно. Они вписываются в любой дизайн. На рынке представлены кабинки в разных стилях от футуристического до классического. В целом эти несложные, но эффективные устройства добавляют позитива в общий настрой.

Создание комфортной и гибкой рабочей среды

В здоровой рабочей атмосфере каждый сотрудник чувствует себя защищенным и ценным. Одно из важнейших условий вовлеченности персонала — обеспечение профессионального роста.

Если руководство заботится о качестве подготовки сотрудников, оно находит возможности периодически отправлять их на переподготовку. Освоение во время учебы новых методик, маркетинговых технологий инновационных цифровых продуктов впоследствии внедряется в работу компании. В результате каждый сотрудник чувствует себя частью общего дела.

Гибкая рабочая среда означает возможность замены каждого каждым, когда понадобится. Это вовсе не предполагает уравниловку. На своем участке человек должен совершенствовать профессиональные навыки. Тем не менее, уверенность, что его заменят во время болезни или отъезда на те же курсы, внушает уверенность.

Эмоциональная привязка к работе обусловливается также периодическим повышением зарплаты. Это достойный способ избежать уравниловки. Известно, что лучший способ поощрения — материальный. Нельзя повышать оклады одинаково. В некоторых компаниях даже ежеквартальные премии начисляются по специально разработанному коэффициенту производительности.

Еще один из способов мотивировать персонал — разрешение работать по гибкому графику. При этом в компании создается жесткая система контроля отработки всех положенных по тарификации часов.

Но более всего эмпатия к рабочему месту формируется использованием современных цифровых технологий. В распоряжении сотрудника должно быть самое современное оборудование. И тогда выполнение любой рутинной работы поднимается до творчества.

Перспективы будущего: какие офисные инновации ожидают нас

Пресловутое будущее уже шагнуло в офисы. Не только топовые компании, но и рядовые учреждения стремятся следовать за цифровым прогрессом. Эволюция офисных инноваций развивается в направлении автоматизации рабочих процессов.

Искусственный интеллект и машинное обучение в офисной среде

Ведение статистики, управление проектом или анализ полученных данных — будничные задачи офиса. Для их автоматизации используется artificial intelligence (искусственный интеллект). В данном разделе информатики решаются когнитивные задачи, выполнение которых традиционно считалось прерогативой человеческого интеллекта. К ним относятся обучающие программы, разработка шаблонов.

В настоящее время актуальны два направления AI:

• Машинное обучение. Цель методики — разработка шаблонов и алгоритмов, которые дадут возможность машине (компьютеру) без предварительного программирования учиться, расширяя уже имеющиеся сведения. То есть — самостоятельно, без участия человека! Типичный пример — машина должна разработать алгоритм поиска спама в электронной почте. Тренировка Artificial intelligence заключается в знакомстве с образцами сообщений, содержащих спам. В основу закладывается узнавание типичных комбинаций слов и словосочетаний.
• Глубокое обучение. Оно базируется на привлечении нейронных сетей, суть которых — набор алгоритмов машинных программ обучения. Причем каждый такой алгоритм моделирует работу нейронов мозга человека. Машина начинает подражать человеческому мышлению, систематизируя заложенные в нее алгоритмы.

Artificial intelligence располагает огромным творческим и научным потенциалом. Искусственный интеллект показывает успехи в подсказке более взвешенных, логичных решений. Он действительно способен улучшать производственные процессы, анализировать данные и прогнозировать бизнес-перспективы.

Расширенная реальность

Расширенная реальность как технология находит применение практически везде. Она стала частью игровой индустрии, медицинских, научных, космических, производственных, инженерно-технических разработок. В настоящее время XR рассматривается как инструмент.

Если VR объединяет исключительно созданные в программе объекты, то расширенная реальность суть комплекс технологий, которые созданы компьютерными объектами. Расширенная реальность как технология тесно связана с AR (дополнительной реальностью). Но она менее предметна, поскольку оперирует алгоритмами и методиками.

XR — совокупность цифровых продуктов. Многие из них так прочно входят в физический мир, что становятся его частью.

Работа виртуальных команд и удаленные офисы

Классическая команда единомышленников была, есть и будет. Однако все большее распространение находит практика образования виртуальных команд. Находясь в разных частях планеты, люди, объединенные одним проектом, выполняют каждый свое задание.

Они общаются только в коммуникациях, которые предоставляет им интернет.

Взаимодействие сетевой команды осуществляется в:

• чатах;
• видеоконференциях;
• удаленных офисах;
• личной переписке.

Особенность виртуальной команды — электронное общение. Оно не требует физического офиса. Среда их обитания — сеть.

Продуктивность таких коллективов очень высока. Для них актуальны правила классической командной работы. Каждый имеет свои обязанности. У участников есть своя база данных, которую они используют для создания совместного продукта. При этом руководитель решает, кто из них может иметь доступ к общей информативной базе.

Виртуальная команда способна производить как материальные ценности, так и интеллектуальную собственность.

Выбор современного офиса

Любая коммерческая инициатива начинается с создания офиса. Яркий ассортимент готовых решений предлагается СДМ-центр. Помещения площадью от 40 m² до 110 m² можно арендовать здесь.

Ваши сотрудники по достоинству оценят готовые к эксплуатации помещения с прекрасным ремонтом. Рядом находится отдельная парковка.

В помещении СДМ имеются:

• столовая;
• фитнес-центр;
• филиал банка;
• переговорные кабины;
• конференц-зал.

У вас будет возможность пользоваться бесперебойным высокоскоростным интернетом и надежной телефонной связью.