Оптимизация расходов на аренду офиса: советы для малых и средних предприятий

Предпринимателям, которые изначально широко строят бизнес, часто приходится урезать аппетиты и сокращаться, чтобы удержаться на плаву в нестабильной экономической ситуации. Часть вложений при этом теряется, как и прибыль. С другой стороны, запредельная экономия средств тормозит развитие и негативно сказывается на конечном результате.

Общие принципы экономии

Баланс между расходами и прибылью должен быть обоснован. В бизнес-плане оговариваются ожидаемые темпы развития, и оптимизируется расходная часть.
Затраты, которые позволяют полностью использовать задействованный потенциал, работают максимально эффективно.
Незначительные с первого взгляда по отдельным статьям финансовые потери на контрольном сроке оборачиваются заметным снижением прибыли.

Экономия на аренде офиса

В малом и среднем бизнесе арендная плата — одна из самых чувствительных статей расходов. Чаще всего при возникновении проблем урезание начинается именно с неё. Офис становится всё меньше и меньше. Он переезжает с места на место — по схеме: последующее хуже предыдущего. При этом далеко не всегда время позволяет оценить реальные причины неудач. А их можно было избежать путём заранее проведённого анализа и оптимизации трат.

Практические рекомендации

Ситуация вышла из-под контроля и не идёт по намеченному плану? Это ясный повод действовать! Несложные практические советы профессионального менеджмента подскажут, как сэкономить на офисе и решить проблему с минимальными потерями. 
Итак, что можно предпринять в рамках оптимизации офисных издержек?

Шаг 1. Уехать из центра 

Цель подобного переезда — найти подходящее для текущей обстановки местоположение офиса. Задумайтесь, нужен ли вдохновляющий вид из окон бизнес-комплекса Москва-Сити, если часть сотрудников попала под сокращение, часть осела работать дома или мотается по командировкам, а оставшиеся, не имея свободной минуты, бегают в поисках друг друга в опустевших помещениях. Это и есть предпосылки для переезда.
Вспомним о критериях при выборе локации офиса:

• демографические особенности — ориентированность на клиента;
• проходимость — наличие пешеходного потока;
• транспортная доступность с парковкой;
• удалённость от конкурентов;
• близость к сервисным службам и госструктурам. 

Надо заметить, что такие аспекты, как близость к истории и имиджевый престиж, далеко не во всех сферах имеют первостепенное значение. Тогда зачем платить за Сити, если, например, смарт-офис в бизнес-центре СДМ на Волоколамке соответствует всем перечисленным требованиям и обходится намного дешевле?
Чтобы не ошибиться в выборе района:

• обозначьте свои требования к нему;
• подробнее познакомьтесь с городом: оцените деловую, экологическую, криминальную обстановку в отдельных его частях;
• изучите различные предложения риэлторов коммерческой недвижимости;
• выберите самое подходящее.

Деньги те же, а офис лучше? Так бывает. Ваш договор аренды заключён давно и по фиксированной ставке, но ситуация на рынке коммерческой недвижимости постоянно меняется. Ставки как растут, так и падают. Прикиньте, не переплачиваете ли вы сегодня. Используйте благоприятный момент. Поймать освободившееся помещение за те же деньги можно и в более престижном районе.

Шаг 2. Оптимизировать офисную площадь

Возьмите ровно столько пространства, сколько нужно. В арендную плату включаются все конфигурации помещения, платить приходится за каждый квадратный метр. 
Подумайте, нужны ли вам: 

• многоэтажные варианты с лестничными проёмами, 
• балконы с видом на автомобильные пробки, 
• огромные презентационные залы, 
• бесконечные коридоры, 
• захламлённые подсобки, 
• полупустые кабинеты и уборные комнаты, 
• свободные от машин парковки.

Подобные излишества съедают бюджет. Избавьтесь от них. Каждый арендуемый метр должен использоваться по назначению.
Проанализируйте, сколько сотрудников постоянно работают внутри помещения, а также сколько требуется рабочих и присутственных мест. Соберите всю команду кучнее, разумеется, с учётом норм техники безопасности. Отдайте предпочтение компактной рациональной планировке, выполненной с применением современных технологий. Не экономьте на ремонте. Качество предполагает многофункциональность. 
Ограничены во времени — ищите подходящий готовый вариант.

Шаг 3. Использовать альтернативные формы аренды

Субаренда
Не хочется уезжать из «прикормленного» помещения — сдайте избытки площади в субаренду. Так вы разделите арендную нагрузку с другой компанией, и возможно, обретёте в её лице выгодного партнёра. Пропишите такое право в изначальном договоре с собственником помещения, сославшись на ст. 615 ГК.
В условиях падения спроса арендодатели новым компаниям сдают офисы дороже. Старых своих съёмщиков они боятся потерять, поэтому не повышают плату. Остаться на своём месте иногда выгодно.
Начиная дело в одиночку, оформите его как ИП. Если учредителей больше двух, то предпочтите форму ООО.
Смарт-офис
Это офис под ключ, который профессиональный арендодатель адаптирует специально под запросы арендатора: 

1. подбирает площадь;
2. выполняет перепланировку, отделку и меблировку;
3. обеспечивает техническое оснащение и сопутствующие услуги. 

Как правило, подобные офисы структурируют по гибкому принципу формирования свободного пространства.
Виртуальный офис
Новая услуга стала актуальной в связи с тенденцией отправлять сотрудников на удалёнку. Арендуя виртуальный офис, вы получаете программный ресурс для постоянной связи с партнёрами, клиентами, сотрудниками, государственными органами и структурами. 
Коллективный сервис предоставляет:

• служебно-корреспондентский адрес с почтовой пересылкой;
• виртуальную телефонию с обслуживанием входящих звонков;
• СМС-связь и факс;
• секретаря;
• консультационный колл-центр;
• веб хостинг;
• «комнаты» для переговоров, совещаний, конференций.

В этом случае бизнес становится более мобильным, получает стороннюю поддержку, в том числе и экономию арендной платы.
Аутсорсинг
Практика найма сторонней компании для выполнения разовой или постоянной работы существует довольно давно. Благодаря ей возникает экономия на содержании помещений и штата. Ведь аутсорсинг позволяет обмениваться профессионалами и даже активами.
Коворкинг
Для отдельных членов команды, которые не могут постоянно находиться на удалёнке, можно снять рабочие места, где они будут работать и встречаться друг с другом в деловой атмосфере.

Шаг 4. Договориться с собственником. 

Умение быть убедительным тоже надо использовать. Люди идут на компромиссы, и арендодатели не исключение. Переговоры нужно строить в рамках партнёрской беседы. Не стоит афишировать аналитику вашей прибыли. Лучше ссылаться на интересы собственника и показать, что можете быть полезным. 
Убедите его, что вы не только будете содержать арендную площадь в полном порядке, но и внесёте посильную помощь в её улучшение: отремонтируете фасад, модернизируете коммуникации, озелените территорию и т.д. Подтвердите свои слова интересными идеями или сметами на ремонт. Предложите то, что потом не заберёте с собой.
Представьте доказательства своей платёжеспособности, Например, покажите документы предыдущей долгосрочной аренды. Слова о стабильности вашего бизнеса подкрепите цифрами.
Договаривайтесь о долгосрочной аренде, вплоть до 10 лет. Так легче будет торговаться о ставке. Арендодатель всегда предпочтёт надёжность. К тому же, он не сможет поднять цену по окончании короткого срока или пересдать офис дороже кому-то другому.
Покажите себя компетентным. Согласуйте максимальную ежегодную индексацию, на которую вы согласны, скажем не более 5%. Если в договоре указана только фиксированная ставка и не оговорен инфляционный порог, то каждый год собственник будет накручивать процент на процент и неплохо заработает на вашем неведении. Ничего противозаконного он при этом не совершает.
Что можно просить? Во-первых, скидку, уповая на временно затруднительную ситуацию, а не на то, что всем она положена для начала. Во-вторых, краткосрочные арендные каникулы при подписании нового договора, скажем, для переезда или адаптации. Если на скидку собственник не согласится, то пару недель новичку, скорее всего, подарит.
Мы отметили лишь основные факторы, на которые следует обратить внимание при работе над ошибками. Но существуют и неординарные решения, которые каждый раз привязываются к конкретной ситуации.

Крайне важно найти оптимальные условия аренды для небольшого бизнеса, тем более, в условиях падения прибыли. Даже если причина спада не ясна, меры по увеличению эффективности ресурсов заметно улучшат ситуацию. Не медлите, вносите корректировки по мере выполнения плана.