Выбор между традиционными и современными офисными площадями: преимущества и недостатки

Традиционные офисы 

Это понятие объединяет комплекс классических решений. Их суть — отдельные кабинеты, расположенные на одном этаже, или полностью занятое под нужды компании здание. В изолированных комнатах располагаются функциональные службы — отдел кадров, бухгалтерия и т. д. Для массовых корпоративных мероприятий задействуются конференц-залы или переговорные.

Традиционные офисы являются своеобразной штаб-квартирой организации. У администрации есть возможность контролировать все процессы и при этом «держать дистанцию» от персонала. 

Основной плюс такого варианта — комфортная приватность. В условиях конфиденциальности формируется спокойная профессиональная обстановка. В ней сведены к минимуму отвлекающие факторы. Есть возможность сконцентрироваться на своих обязанностях. Внутри коллектива практически отсутствуют конфликты. 

К достоинствам относится также персональный брендинг. Отсылок к бренду очень много. В оформлении каждого кабинета используется корпоративная символика. Буквально на каждой двери — логотип компании. 

Тем не менее, такую форму нельзя назвать идеальной. 

К недостаткам относятся следующие моменты: 

• Меньше возможностей для быстрого решения коллективных задач. Иногда на согласование одного документа уходит слишком много времени. Оно тратится на хождение по кабинетам и поиски нужных специалистов.
• Психологические барьеры между сотрудниками. 
• Затрудненное управление. 

Наконец, оптимизация аренды почти невозможна. Комфорт автономной кабинетной системы стоит дорого. К тому же, она обычно означает долгосрочную аренду. Владельцу не выгодно сдавать целое здание на месяц или квартал. Изначально предполагается, что арендную плату придется вносить за несколько лет. 

Современные офисы

 
Co-working — это рабочие места, объединенные в рамках одного пространства. В дословном переводе термин означает «совместная работа». 

Такому подходу свойственна демократичная атмосфера. Жесткие рамки и утомительная рутина отсутствуют. К концу дня у персонала отмечается меньше усталости, поскольку такие площадки дают возможность для свободного обмена мнениями. Люди могут перемещаться в течение смены от одного стола к другому. Это вносит нотку позитивной динамики. 

Плюсы коворкинга: 

• Возможность найти сомышленников или партнеров. 
• Гибкий график. 
• Расширенные возможности профессионального сотрудничества. 
• Отсутствие лишних расходов. Арендатору не придется оплачивать коммунальные услуги, как в классическом офисе. 
• Упрощенное администрирование: управление зданием не относится к обязанностям сотрудников. 

Долгосрочные обязательства также отсутствуют. Плата может вноситься ежемесячно и даже еженедельно. Все зависит от того, как вам удастся договориться с владельцем недвижимости. 

К недостаткам можно отнести зависимость от ситуации на рынке. Бывает, в один момент все меняется. Например, взлетает цена за рабочее место или владелец решает не продлевать договор аренды, поскольку ему надо продать здание. 

Наконец, в коворкинге могут возникать конфликтные ситуации из-за недоступности к техническим ресурсам. Ведь не каждое место оснащено принтером. Иногда приходится ждать своей очереди, чтобы выполнить какую-то операцию. 

Другая ситуация складывается в Open Space. При всей схожести и организационной демократичности здесь все же прослеживаются четкие корпоративные интересы. Свободная планировка подчинена логике профессиональной целесообразности. 

Под Open Space арендуется обычное помещение. Далее руководство занимается его оснащением и организацией функциональных участков. Здесь есть рабочие зоны, переговорные, «тихие» уголки, места приема посетителей, а также CoffeePoint. 

Открытая концепция современных офисов не исключает качественное техническое оснащение. И опен-спейс, и коворкинг комплектуются мебелью, техникой, wi-fi и т. д. 

Как выбрать подходящую альтернативу 

Прежде чем знакомиться с предложениями рынка, определите для себя важные для вас критерии. 

Выбор офиса должен быть ориентирован на: 

• Бюджет. Вначале необходимо определить, что вы можете позволить — съем или выкуп помещения. Нет смысла рассматривать внушительные особняки или апартаменты, если вы стеснены в средствах. Ясное понимание своих финансовых возможностей существенно сузит спектр поиска. 
• Площадь. Количество квадратных метров зависит от численности персонала. За лишние рабочие места придется платить. А их недостаток затруднит общую работу. 
• Наличие коммуникаций. Это второй по значимости критерий после метража. К стандартным требованиям относятся: инженерно-техническое оснащение, быстрый интернет, хорошая телефония, качественное освещение, кондиционирование, отопление, водоподача. 
• Наличие парковки. Необходимость оставлять машину за квартал или отсутствие свободных мест на имеющейся автостоянке вызовет острое недовольство персонала. 
• Состояние. Площади без ремонта дешевле. Но это очень сомнительная экономия. Неизвестно, во сколько обойдется отделка.

 

Наконец, важнейший момент — расположение. Окружающая инфраструктура должна быть полезной для работников. Если рядом имеются магазины, остановки городского транспорта, станции метро, этот вариант стоит рассмотрения. 

Локация особенно актуальна для Co-working. Их посещают огромное количество людей. Иногда они по несколько раз за смену меняют друг друга. Если ваша бизнес-модель предполагает аренду коворкинга, для нее принципиальна транспортная доступность. 

Эффективное использование пространства 

При успешном течении дел компании часто планируют расширение штата. При этом руководство может не иметь возможности увеличивать арендуемую площадь. Значит, придется выполнить тщательный анализ эффективности эксплуатации своего офиса. 

Советы по оптимизации: 

• Под переговорную выделить помещение без окон. В общественной же зоне с естественным освещением устроить рабочие места. 
• Оборудовать в конференц-зале Open Space. Для проведения корпоративных мероприятий делать локальную временную перестановку мебели (высвобождать пространство). 
• Сделать замену мебели. В специальных магазинах приобрести компактные столы длиною не более 120-140 см. 
• Использовать альтернативу офисной работе. Для этого ввести в практику гибкий график и отправить часть персонала на удаленку. 
• Выполнить перепланировку при помощи мобильных перегородок. Заменить полноразмерную кухню CoffeePoint. Вместо комнаты отдыха организовать зеленый релакс-уголок. 

Полезным будет также устройство систем хранения у входа. Всего несколько персонализированных шкафчиков для личных вещей будут способствовать расхламлению столов и пространства в целом. 

 Вывод 

Выбор офисного помещения должен быть осознанным. Спонтанное решение обернется дополнительными тратами впоследствии. Только проанализировав преимущества и недостатки традиционного и современного офиса можно сделать рациональный шаг в правильном направлении. 

Помещения Бизнес-центра СДМ полностью готовы к использованию. Здесь можно выбрать варианты площадью от 40 до 110 m² с качественной отделкой и подведенными коммуникациями.